Прежде чем приступить к непосредственному просмотру дел, необходимо изучить историю фондообразователя (для фондов личного происхождения -- биографию фондообразователя) и фонда. Это позволит правильно определить место и значение учреждения в системе, установить его связи (как внутриотраслевые, так и межотраслевые), узнать, проводилась ли ранее по фонду экспертиза ценности документов, когда и в каких объемах, по каким категориям дел. Для такого изучения используются учетные документы (в основном дело фонда) и описи дел, при просмотре которых изучаются состав и содержание документов, намеченного к экспертизе фонда. Перед экспертизой больших по объему документов, сложных фондов или комплексов фондов составляется рабочая инструкция, которая раскрывает особенности проведения работ по данному фонду или группе фондов, предлагает методику, а также организацию проведения экспертизы (этапы и очередность работы, трудовые затраты, сроки проведения и т.п.).

В целях повышения качества экспертизы ценности в госархивах могут составляться примерные перечни документов, подлежащих и не подлежащих дальнейшему хранению. Такие перечни целесообразно разрабатывать по сложным и многообъемным фондам, например издательствам, вузам, народным судам, прокуратурам. Подобные перечни значительно упростят работу по оценке документов.

Изучение дел при комплексной экспертизе нужно начинать с фонда вышестоящего учреждения системы. Дела просматриваются полистно (просмотр дел только по описям не допускается). При дальнейшем просмотре дел подведомственных организаций устанавливается следующее: дублеты, поглощенная информация, степень ее поглощенности, разночтения в информации руководящих и подведомственных учреждений и т.п. С учетом особенностей документов, содержащих сходную информацию, определяется фонд (или структурное подразделение), где оставляется на хранение документ. Предпочтение отдается подлиннику документа. На хранение могут быть оставлены и дублетные экземпляры особо ценных документов, которые выявляются, как правило, в ходе экспертизы, а также документы, содержащие важные для решения вопроса и последующего использования визы, резолюции, поправки текста и др.

При проведении экспертизы необходимо соблюдать особую осторожность в оценке документов, созданных до 1945 г. включительно, так как документы за тот период в силу ряда обстоятельств не требуют массового выделения к уничтожению. Определение сроков хранения тех или иных категорий документов проводится в соответствии с действующими типовыми и ведомственными перечнями.

Оформление результатов экспертизы ценности документов проводится при целевой экспертизе только актом, а при попутной -- актом и описью. Документы, оформляющие результаты экспертизы, рассматриваются сначала ЭМК госархива, а затем (в соответствии с установленным Главархивом СССР порядком) рассматриваются и утверждаются на ЭПК архивного органа или ЦЭПК Росархива. По утвержденным актам вносятся изменения в учетные документы архива, а выделенные к уничтожению документы передаются по приемосдаточной накладной на утилизацию бумагоперерабатывающим фабрикам.

8. Методология экспертизы ценности электронных документов нуждается в развитии

По мере движения нашего общества к современным методам хозяйствования и управления решение проблем формирования и хранения электронных информационных ресурсов начинает приобретать общенациональный характер. Об этом свидетельствует принятие федеральной целевой программы «Электронная Россия» и соответствующих региональных программ (в частности, «Электронная Москва»), Задачи поставлены сложные: беспрецедентное развитие ИТ-отрасли, прорыв в области информационного законодательства, создание инфраструктуры «электронных правительств» и «государственных электронных закупок», переход к полному электронному документообороту между государственными структурами, формирование открытых всему обществу национальных информационных ресурсов и средств доступа к ним, широкомасштабная реализация образовательных программ и т. д.1

За всем этим просматривается желание стать вровень с мировыми лидерами в области экономики и политики. И как уже часто бывало в истории России, в этой гонке за лидером мы формируем, укрепляем, украшаем лишь фронтальные части нашей «преследующей колонны», забывая обеспечить и своевременно подтянуть тылы. Разрабатывая программы информатизации страны, их авторы, похоже, совершенно не задумываются о том, что будет с создаваемыми электронными информационными ресурсами через 15-20 лет, когда полностью обновятся аппаратные и программные платформы компьютеров, иначе архивной службе в них отводилась бы более значительная роль. Кто должен обеспечивать сохранность электронных документов в долгосрочной перспективе - организации или государственные архивы, специалисты по ИТ или архивисты? Мы уже имеем печальный опыт долговременного хранения баз данных и других электронных документов, которые создавались в 1970 - 1980-е годы в вычислительных центрах министерств и ведомств. Практически все они погибли - главным образом потому, что не были вовремя переведены на новые технологические платформы. Некому было оценить, какие ресурсы заслуживают долговременного хранения, а какие нет, поскольку у сотрудников ИТ-подразделений иные задачи, чем у архивистов. Возможно, авторы программ рассчитывают на то, что со временем (через 10 - 15 лет) часть электронных ресурсов будет передана на хранение из организаций в государственные архивы, как это сейчас практикуется с письменными документами. Но при этом упускается из виду принципиальная разница между электронными и бумажными документами - зависимость первых от изменчивости технологической среды. Мировая практика хранения электронных документов показала, что решения о том, какие документы, где и в каких форматах постоянно хранить, когда осуществлять передачу на постоянное хранение, должны приниматься не в последний момент перед приемом-передачей, а при создании документов или, лучше, при техническим проектировании информационной системы, где они будут возникать. Сейчас наступил решающий момент в определении судьбы будущих электронных информационных ресурсов России: от того, какая модель их храпения (распределенная или централизованная) будет принята, зависят состояние и объем электронных документов, которые у нас сохранятся через два десятка лет.

Пока архивистам следует сосредоточиться па решении проблем методологического и методического характера, в первую очередь касающихся экспертизы ценности, обеспечения сохранности и учета электронных документов. Основные правила работы архивов организаций в этой части противоречивы и недостаточны. Об этом и говорится в статье С.В. Дрокова, которая носит дискуссионный, если не провокационный характер. В ней содержится целый ряд интересных замечаний и предложений, с которыми можно соглашаться или спорить.

Пожалуй, нельзя полностью согласиться с тем, что «идентификатор электронной копии документа» (реквизит №30 по ГОСТ 6.30-2003) может стать отправной точкой в учете электронных документов. Дело в том, что поисковые данные файла зачастую меняются в ходе проведения службой ИТ разнообразных работ с информационными ресурсами, например при оптимизации дискового пространства сервера или переустановке программного обеспечения на отдельных компьютерах. Правда, предложенная СВ. Дроковым «технологическая цепочка по сбору и обеспечению сохранности» электронных документов с использованием реквизита №30 может быть реализована в двух случаях: во-первых, когда файлы документов состоят в полном распоряжении их создателей или службы ДОУ (а лучше всего -архива организации), которые получат возможность по своему усмотрению организовывать формирование папок с файлами и, главное, контролировать их целостность, а во-вторых, при наличии в организации системы электронного делопроизводства и документооборота, не только спроектированной с учетом требований службы ДОУ и архива, но и введенной в эксплуатацию по согласованию (если не по утверждению) с этими структурными подразделениями.

В последнем случае в реквизите №30 имеет смысл указывать поисковые данные электронной регистрационной контрольной карточки (РКК) документа, к которой прикреплен файл. Она, как правило, хранится в базе данных. Тогда, куда бы файл (или несколько файлов с вариантами документа) ни перемещался, система автоматически регистрирует его новые поисковые данные (путь к файлу). Однако подобный подход требует разработки системы учета самих баз данных с РКК документов и другими документальными ресурсами, которая не предусмотрена Основными правилами работы архивов организаций.

Вряд ли стоит исключать службу ИТ организации из числа «альтернативных помощников» архива в подготовке перечня систем, тем и проектов. Если появятся правовые нормативные акты, обязывающие организацию учитывать и хранить фонд электронных документов, и будут установлены четкие и прозрачные требования архивистов к процедурам и форматам создания, храпения и передачи в государственный архив электронных документов, то наладить такое взаимодействие вполне реально. При этом роли архивистов и технических специалистов могут разделиться: первые будут отвечать за учет, описание и экспертизу ценности электронных документов с общих докумснтоведческих и архивоведческих позиций, вторые - рассматривая вопросы учета и экспертизы ценности электронных документов. С.В. Дроков сосредоточился лишь на прикладных программных средствах (ППС) - попросту говоря, исполняемых программах, которые позволяют пользователю легко обрабатывать данные. Он ошибочно предположил, что это будет осложнено авторскими и имущественными правами организации на ППС. В действительности дело обстоит иначе. Замечательно, что ППС отражаются в бухгалтерской отчетности, однако архивы и архивные службы в большей степени интересуют сами данные,

электронные документы, ради создания, обработки и использования которых приобретаются или разрабатываются ППС. Если электронные управленческих и научно-технические документы будут сохраняться в широко распространенных или открытых компьютерных форматах, то через десятки лет для их использования специальные и авторские ППС не понадобятся(в условиях обновления технологической среды они окажутся попросту бесполезны), а значит, учет и экспертиза ценности электронных документов значительно упростятся.

Первоначальная нормативная база для экспертизы ценности электронах документов существует. Это п. 6 Положения об Архивном фонде Российской Федерации (1994 г.), устанавливающий пятилетний срок временно-. храпения документов на машинных носителях; Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения (2000 г.), который определяет, что «срок хранения документов на нетрадиционных носителях соответствует сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях»- (с. 8). Эти положение требуют развития и углубления, но уже есть от чего отталкиваться.

По-видимому, основная проблема состоит не в экспертизе ценности уже .явленных электронных документов, а в самом выявлении этих документов, т. е. во включении управленческой документации в электронном виде номенклатуры дел организаций, на необходимость которого справедливо рассказывает и СВ. Дроков. Но как заставить организации регистрировать свои электронные документы (базы данных и т. д., а не ППС)? Это главная проблема экспертизы ценности электронных документов на сегодняшний день.

В Москве к ее решению уже приступили. Закон г. Москвы «Об информационных ресурсах и информатизации города Москвы» (№52 от 10.2001 г.) закрепляет за ней право собственности на информационные ресурсы, содержащиеся в информационных системах, созданных или ведутся за счет бюджета города. Статья 7 закона устанавливает, что информационные ресурсы Москвы подлежат учету путем регистрации содержащих эти ресурсы информационных систем (баз данных) в едином Реестре 1формационных ресурсов и систем города Москвы. Несмотря на то, что настоящее время в него включено не так много организаций и их систем, информация о них открыта. Поэтому появились реальные основания для введения экспертизы ценности электронных документов в этих системах для выявления ресурсов, подлежащих постоянному хранению.

Учет ППС в бухотчетности - вещь, безусловно, полезная: если есть ППС, значит, должны быть и электронные документы, которые необходимо учитывать и оценивать. Но кто допустит архивистов к бухгалтерской отчетности? Здесь, как видим, необходимо урегулирование отношений с работниками не только служб ИТ, но и бухгалтерии.

9.Заключение

В данной курсовой работе раскрыта тема «Экспертиза ценности документов». Рассмотрены критерии экспертизы, система экспертных органов, законодательная база, принципы экспертизы ценности электронных документов.

10. Список литературы

1. Учебник «Архивоведение» М.: «НОРМА», 1996

2. Учебник «Архивоведение» М.: ПрофОбрИздат, 2002

3. Журнал «Отечественные архивы» М.: РГГУ, 2003, в. 5

4. «Перечень типовых управленческих документов с указанием сроков хранения» М.: Росархив, 2002

5. «Основные правила работы организаций» М.: 2003

6. http//www.archiviruem.ru

7. http//www.ippnou.ru

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7