Перечисленные перечни охватывают документы, образующиеся в процессе управленческой деятельности и характерные для подавляющего большинства учреждений, организаций и предприятий страны. Но во многих учреждениях и на большинстве предприятий создается также техническая документация, поэтому были изданы два типовых перечня технической документации: с указанием сроков и мест ее хранения и подлежащей приему в государственные архивы.

Для удобства пользования в 1989 г. эти перечни были доработаны и объединены в один перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения. Этот перечень включал две части: традиционная управленческая документация, присущая всем управленческим аппаратам, и типовая научно-техническая документация.

Для районных и сельских организаций были изданы другие типовые перечни: Примерный перечень типовых документальных материалов, хранящихся в районных, городских, поселковых и сельских учреждениях, предприятиях и организациях Союза ССР с указанием сроков хранения материалов; Перечень документальных материалов, образующихся в колхозах, с указанием срока хранения материалов.

Перечни документов, как всякий справочник, состоят из самого перечня (статей) и вспомогательного справочного аппарата. Вспомогательный справочный аппарат обычно состоит из указаний по применению перечня, указателя видов документов и оглавления, которое является одновременно схемой классификации статей перечня. Некоторые перечни снабжены приложениями.

Рассмотрим в качестве примера состав и методику пользования перечнем типовых документальных материалов, образующихся в деятельности министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения материалов (в дальнейшем тексте -- Перечень типовых документов). Методика применения перечня не имеет принципиальных отличий отныне действующего. Названный перечень начинается с рекомендаций по применению перечня, в которых даны пояснения, как на его основе составлять ведомственный перечень и как им пользоваться в практической работе при определении сроков хранения дел, включенных в номенклатуру, и при непосредственном изучении дел при экспертизе их ценности (в перечне даются не заголовки дел, как в номенклатурах, а названия категорий документов, сроки хранения дифференцированы по двум группам учреждений). Заканчиваются указания объяснением порядка проведения экспертизы и оформления отбора документов на хранение и уничтожение. Далее идет сам перечень категорий документов по статьям.

Статьей перечня называется совокупность сведений об одной или нескольких категориях документов, обозначенных одним порядковым номером.

Сведения о каждой статье в перечне обозначаются по графам. В Перечне типовых документов пять граф:

Форма

Как видно из приведенной формы, каждая статья перечня содержит три обязательных элемента и один дополнительный. Обязательные элементы (составные части) статьи по перечню: порядковый номер, который является поисковым и ссылочным номером (гр. 1); название видов документов: одного (планы) или нескольких (счета, наряды и требования) или обобщенное название (материалы) (гр. 2); срок хранения (гр. 3, 4). Дополнительным элементом, присущим не каждой статье, является примечание (гр. 5).

Схема классификации перечня производственно-отраслевая, т.е. в ее основу положены направления деятельности, характерные для большинства учреждений. Эта схема отражена в названиях разделов перечня.

I. Руководство и контроль.

II. Организационные вопросы.

III. Планирование.

IV. Финансирование.

V. Учет и отчетность.

VI. Кадры.

VII. Труд,

VIII. Вопросы внешних сношений.

IX. Вопросы производства.

X. Вопросы строительства, реконструкции и капитального ремонта.

XI. Качество продукции, технический контроль, стандартизация.

XII. Вопросы научно-исследовательской работы.

XIII. Вопросы просвещения и образования, культурно-массовая работа.

XIV. Социально-бытовые вопросы.

XV. Правовые вопросы и арбитраж.

XVI. Материально-техническое снабжение и складское хозяйство.

XVII. Административно-хозяйственные вопросы. XVII]. Издательство.

XIX. Делопроизводство, архив.

XX Вопросы работы первичных профорганизаций.

Примерно такая же схема и у многих ведомственных перечней.

Схема типового перечня дает возможность разыскать нужную статью, исходя из логических посылок. Например, в подразделении в декабре появился документ, не предусмотренный номенклатурой дел: Акт обследования организации труда районным комитетом народного контроля. Секретарь должен найти этому акту место в номенклатуре и определить срок хранения (в дальнейшем появится план мероприятий по устранению недостатков, отчет о его выполнении и другие документы, но это будет в дальнейшем, а пока у секретаря один акт).

Просмотрев классификационную схему перечня, в разделе I "Руководство и контроль" находим подраздел 2 "Контроль" (с. 15). Здесь всего семь статей. Отмечаем (отбираем) нужную статью: "25. Материалы ревизий и обследований учреждений органами Советской власти, народного и финансового контроля". Срок хранения -- постоянный или десять лет {в зависимости от категории учреждения). Конкретный заголовок будет таким, как указан выше, лишь с небольшим уточнением: Акт обследования организации труда в отделе Кировским районным комитетом народного контроля (в каком отделе -- не пишется, так как название отдела указано в начале номенклатуры и на обложке дела и отражено в индексе дела).

Просматривая схему, секретарь мог бы обратить внимание и на раздел VII "Труд", подраздел 3 "Организация и производительность труда, трудовая дисциплина" (учреждение проверяли именно по вопросу организации труда). Находим в перечне этот подраздел (с. 51). Здесь 19 статей, но в них речь идет о трудовых договорах, научной организации труда, качестве руководства, графиках производственных процессов, табелях и пр. В ст. 349 говорится об обследованиях: "Анкеты, акты обследования и переписка по вопросу применения и состояния условий труда женщин и подростков на производстве". Но здесь конкретная и узкая тема, а в нашем документе вопрос стоит шире, да и в ст. 25 говорится именно о проверках органами народного контроля. Так что правильным было отнесение документа к ст. 25.

Как же научиться правильно находить статью? В основе схемы лежит функциональный признак. В рассмотренном примере -- документ, освещающий проверку, проведенную контролирующим органом. Могла быть проверка и других сторон деятельности учреждения, но в любом случае место этого акта было бы здесь, исходя из функции контроля. Некоторые работники предпочитают искать нужную статью не по классификационной схеме, а по указателю видов документов, полагая, что это гораздо проще и надежнее. Но это ошибочное представление. Многие виды документов в указателе дают отсылку к десяткам статей. Например, планы имеют 35 разновидностей по указателю и дают отсылки к 66 статьям, постановление -- 17 разновидностей, отсылки к 23 статьям, переписка -- 56 разновидностей, отсылки к 258 статьям. Искать среди такого множества материалов труднее. А в приведенном примере просто нельзя найти статью по виду документа, так как статья, к которой относится наш документ, называется не акты, а материалы (понятие, включающее разные виды документов) и в указателе видов документов идет под этим названием.

В гр. 2 записаны не заголовки дел, а названия документов, часто нескольких в одной статье (с указанием либо категорий учреждений-авторов, либо вопроса), или обобщающее наименование -- материалы, также с указанием вопроса. Например: постановления, протоколы, стенограммы собраний активов министерств, ведомств, учреждений, организаций и предприятий (ст. 13); материалы по установлению производственных, научных, культурных и других связей между учреждениями (ст. 48).

В гр. 3 и 4 заносятся сведения о сроках хранения документов по категориям учреждений. I категория -- учреждения, от которых материалы поступают в госархивы, II категория -- учреждения, от которых материалы в госархив не принимаются. Сроки хранения документов одинакового названия у них разные. Такое различие сроков хранения в зависимости от категории учреждений называется дифференциацией по звеньям. Согласно перечню в учреждениях II категории не создается документов постоянного срока хранения, в гр. 4 максимальный срок хранения -- десять лет (за исключением некоторых документов по личному составу и о несчастных случаях, срок хранения которых выше). Например:

82. Задания плановых органов ведомствам и переписка по освоению новых видов промышленной продукции

Пост.

10 лет

Многие категории документов в учреждениях II категории не образуются. Так, уже упоминавшиеся материалы по установлению производственных, научных, культурных и других связей между учреждениями (ст. 48) имеют срок хранения только для учреждений II категории: в гр. 3 -- пост., в гр. 4 -- прочерк. Таких статей в перечне немало.

В ряде случаев дифференциация сроков хранения производится не только по категориям учреждений, но и по месту создания документов. Например:

5. Заключения на законопроекты проекты постановлений:

а) по месту разработки проекта

б) в других учреждениях

Пост.

3 года

3 года

Некоторые статьи имеют примечания, конкретно указывающие, в каких учреждениях должны храниться размноженные документы.

39. Утвержденные штатные расписания и документы об их изменении

Пост.1

10 лет

Примечания об условиях, которые влияют на отбор документов для постоянного хранения:

4. Постановления, решения и распоряжения местных Советов депутатов трудящихся и их исполнительных комитетов; материалы по разработке постановлений, решений, распоряжений:

а) по месту принятия (подлинники) Пост. 2 года

б) в других учреждениях 5 лет 5 лет

Ряд статей предусматривает сроки хранения только в период их потребности в практической работе в обоих звеньях:

154. Перфорационные карты

155. Контрольные табуляграммы

До минования надобности

В значительном количестве статей рядом с цифрой, обозначающей срок хранения, стоит отметка ЭПК, указывающая, что вопрос о хранении или уничтожении этих дел должен обязательно согласовываться с ЭПК архивного учреждения. Отметка ЭПК предупреждает, что такие документы могут иметь научное значение. Например:

414.Акты и отчеты об авариях, аварий- 10летЭПК10 лет

Почему эта статья и в соответствии с ней аналогичный заголовок в номенклатуре дел и на обложке самого дела имеют отметку ЭПК? Потому что аварии бывают разного масштаба и последствия у них разные. Если речь идет, скажем, о прорыве отопительных батарей и заливании горячей водой части продукции на складе или об аварии машин, то документы подлежат хранению такое количество лет, которое указано до отметки ЭПК. Если же документы отражают катастрофы (со взрывами, человеческими жертвами и т.п.) и если не удалось установить причину этого, такие документы отбираются на постоянное хранение, так как они могут служить материалом для исследования, и не только исторического -- через много лет могут обнаружиться новые факты и документы, которые заставят по-другому взглянуть на происшедшее.

Другая группа документов по этому же вопросу:

419.Акты и протоколы расследований несчастных случаев

45 лет

ЭПК

45 лет

Здесь опять отметка ЭПК, но минимальный срок хранения 45 лет, причем в обеих группах учреждений. Почему? Отметка ЭПК здесь применяется на основании тех же условий, что и в предыдущем примере, а срок 45 лет поставлен потому, что это касается людей. Многие материалы по личному составу хранятся долго, с учетом длительности трудового периода жизни человека. В данном случае это может оказаться необходимым для установления группы инвалидности или решения вопроса о пенсии.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7