|
Сметы представительских расходов.
Приказы об утверждении смет представительских расходов.
Заявления на выдачу денег из кассы.
. Документы, подтверждающие произведенные расходы (товарные, кассовые
чеки, накладные, счета, акты закупок, командировочные удостоверения,
проездные билеты, счета гостиниц).
Журнал регистрации командировок.
Многочисленные и разнообразные операции по расчетам с подотчетными
лицами находят свое отражение в следующих регистрах синтетического учета и
отчетности:
балансе предприятия (форма № 1) (стр. баланса 236 – прочая дебиторская
задолженность, платежи по которой ожидаются в течение 12 месяцев, и стр.
628 – прочие займы, подлежащие погашению в течение 12 месяцев после
отчетной даты);
отчете о движении денежных средств (форма № 4);
главной книге;
журнале-ордере № 7, объединяющем в себе аналитический и синтетический
учет расчетов с подотчетными лицами (для журнально-ордерной формы
счетоводства), иные регистры аналитического и синтетического учета расчетов
с подотчетными лицами в зависимости от принятой на предприятии формы
счетоводства.
Взаимосвязь между регистрами бухгалтерского учета и проверяемыми первичными
документами
1. Проверяется соответствие сумм, выданных подотчетным лицам из кассы
предприятия, путем сличения данных ж/о N 1 и ж/о N 7 за каждый месяц.
2. Проверяется соответствие сальдо по счету 71 "Расчеты с подотчетными
лицами" (ж/о N 7) и данных Главной книги за каждый месяц.
3. Сопоставляется месячный оборот по возврату подотчетных сумм в кассу
по ж/о N 7 с соответствующим итогом по ведомости к ж/о N 1.
4. Проверяется соответствие данных о выданных подотчетных суммах,
отраженных в ж/о N 7 и ж/о N 1, данным за отчетный период по форме N 4
приложения к балансу.
5. Сопоставляются месячные обороты по кредиту счета 71 "Расчеты с
подотчетными лицами", отражающие расходы, отнесенные в дебет счетов 08, 10,
26, 41, 91, и т.п. с записями в Главной книге по дебету соответствующих
счетов.
6. Проверяется соответствие сумм в представленных оправдательных
документах суммам, отраженным в авансовых отчетах.
7. Проверяется соответствие аналитических данных ж/о N 7 (в разрезе
подотчетных лиц) с представленными проверке авансовыми отчетами за
конкретный период.
Проведение инвентаризации расчетов с подотчетными лицами
Аудитору следует ознакомиться с материалами инвентаризации. При этом
следует иметь в виду, что инвентаризация проводится силами заказчика в
установленные учетной политикой сроки в соответствии с приказом Минфина
России от 13.06.95 г. N 49 "Об утверждении методических указаний по
инвентаризации имущества и финансовых обязательств".
Для оформления инвентаризации применяются формы первичной учетной
документации по инвентаризации имущества и финансовых обязательств согласно
приложениям N 6 - 18 к Методическим указаниям либо формы, разработанные
министерствами, ведомствами.
Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами заключается в проверке
обоснованности сумм, числящихся на счетах бухгалтерского учета.
Общие положения по организации учета расчетов с подотчетными лицами, на
которые необходимо обратить внимание аудитору
Подотчетными суммами называются денежные авансы, выдаваемые работникам
предприятия из кассы на мелкие административно-хозяйственные и операционные
расходы, которые не могут быть произведены безналичными расчетами, а также
на расходы по командировкам. Расчеты с подотчетными лицами имеют место
практически на каждом предприятии и весьма разнообразны [8]:
приобретение запасных частей, материалов, топлива за наличный расчет,
канцелярских товаров;
оплата мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;
расходы на командировки по территории РФ и за границу;
представительские расходы.
Все эти хозяйственные операции связаны с выдачей денежных средств из кассы
предприятия или непосредственно из банка под отчет. Так как расчеты с
подотчетными лицами носят массовый характер, этот этап аудиторской проверки
является достаточно трудоемким. Сами операции достаточно однообразны, а
методы и процедуры проверки просты.
Аудит расчетов с подотчетными лицами осуществляется сплошным методом, и
поэтому для его проведения целесообразно привлекать ассистентов.
Классификация возможных нарушений при ведении операций по расчетам с
подотчетными лицами
Основные нарушения – злоупотребления, хищения, ошибки, несоответствия
установленному порядку в области расчетов с подотчетными лицами могут быть
классифицированы следующим образом [4]:
1. Нарушения порядка выдачи подотчетных сумм:
1.1. Выдача денежных средств лицам, не указанным в списке лиц, которым в
соответствии с приказом руководителя предприятия могут быть выданы деньги
на хозяйственно-операционные расходы;
1.2. Выдача денежных сумм из кассы под отчет лицам, не являющимся
работниками предприятия;
1.3. Выдача денег под отчет лицам, не отчитавшимся в срок по ранее
полученным авансам;
1.4. Несоответствие фактического расхода подотчетных сумм целям, на которые
они были выданы;
1.5. Списание подотчетных сумм за счет чистой прибыли предприятия.
2. Нарушения при оформлении командировочных расходов:
2.1. Отсутствие приказов (распоряжений) о направлении работников в
командировку;
2.2. Отсутствие командировочных удостоверений с отметками в месте
пребывания в командировке;
2.3. Несоблюдение установленных норм командировочных расходов;
2.4. Отсутствие приказов (распоряжений) об оплате суточных сверх
установленных норм;
2.5. Отсутствие аналитического учета командировочных расходов в пределах
норм и сверх норм.
3. Нарушения порядка налогообложения при оформлении командировочных
расходов:
3.1. Нарушение порядка удержания подоходного налога с сумм превышения
командировочных расходов сверх установленных норм;
3.2. Некорректное выделение налога на добавленную стоимость в суммах
командировочных расходов.
4. Нарушения при приобретении материальных ценностей, оплате работ, услуг
подотчетными лицами:
4.1. Выделение сумм налога на добавленную стоимость расчетным путем от
стоимости материальных ценностей, приобретенных за наличный расчет в
розничной торговой сети;
4.2. Списание на затраты сумм налога на добавленную стоимость от стоимости
материальных ценностей, приобретенных через подотчетных лиц у
изготовителей, в оптовой торговле.
5. Нарушения порядка учета представительских расходов:
5.1. Несоответствие фактического размера представительских расходов
утвержденной смете;
5.2. Отсутствие аналитического учета представительских расходов в пределах
норм и сверх норм.
6. Нарушения порядка ведения синтетического учета расчетов с подотчетными
лицами
6.1. Некорректное составление бухгалтерских проводок по операциям расчетов
с подотчетными лицами;
6.2. Неправильное выведение остатков на конец отчетного периода;
6.3. Несоответствие записей в авансовых отчетах и журнале-ордере № 7
“Расчеты с подотчетными лицами” или других регистрах.
Составление программы проверки расчетов с подотчетными лицами. Методы сбора
аудиторских доказательств, применяемых при проверке
Признаками отсутствия или недостаточности внутреннего контроля при ведении
расчетов с подотчетными лицами для аудитора являются:
отсутствие на предприятии утвержденного приказом руководителя предприятия
списка лиц, которым разрешено получать в кассе наличные деньги под отчет;
несоблюдение приказа об ограничении числа лиц, получающих наличные деньги в
кассе под отчет;
отсутствие на предприятии системы подачи письменных заявлений на выдачу
наличных денег из кассы с обоснованием необходимости приобретения
определенных материальных ценностей или оплаты работ, услуг;
несоблюдение установленных сроков отчета о полученных суммах;
задолженность подотчетных лиц, которая не погашена в установленные сроки;
списание просроченной задолженности подотчетных лиц по истечении сроков
исковой давности на финансовые результаты деятельности предприятия или за
счет использования чистой прибыли;
отсутствие утвержденных руководителем предприятия смет представительских
расходов;
отсутствие оправдательных документов или наличие документов
неудовлетворительного качества, приложенных к авансовым отчетам;
отсутствие визы руководителя предприятия или иного уполномоченного лица,
утверждающей авансовые отчеты;
выдача денег под отчет лицам, не являющимся работниками предприятия, без
соответствующего основания.
Ответственность за ведение учета расчетов с подотчетными лицами возлагается
на руководителя предприятия и главного бухгалтера.
Для сбора информации при составлении программы аудиторской проверки
расчетов с подотчетными лицами целесообразно использовать вопросник
(табл.1).
По результатам опроса (по вопроснику) ответственных работников проверяемого
предприятия аудитор может сделать следующие выводы:
1. Внутренний контроль за расходованием и целевым использованием денежных
средств из кассы предприятия ослаблен отсутствием на предприятии
установленного приказом руководителя круга лиц, которым могут быть выданы
деньги на хозяйственные нужды;
2. В нарушение п.11 Порядка ведения кассовых операций в Российской
Федерации лицам, не отчитавшимся за полученные ранее суммы под отчет,
выдаются новые авансы;
3. Приказы о направлении работников в командировки не оформляются. Следует
проверить, не допускается ли под видом командировочных расходов скрытое
авансирование работников предприятия;
4. В нарушение Закона РФ “О подоходном налоге с физических лиц” суточные,
возмещаемые работникам предприятия сверх норм, не облагаются подоходным
налогом;
5. В нарушение Закона РФ “О налоге на прибыль” и Закона РФ “О налоге на
добавленную стоимость” для целей налогообложения учет командировочных сумм
в пределах норм и сверх норм не ведется;
Вопросник аудитора проверки расчетов с подотчетными лицами
Таблица 1
Вопросник аудитора проверки расчетов с подотчетными лицами
|№ |Вопрос |Вариа|Информация или |Назначаема|Номер |
| | |нт |документ, |я |вывода|
| | |ответ|который следует|аудиторска| |
| | |а |запросить |я | |
| | | | |процедура | |
|1 |Имеется ли на предприятии список |Да |Список лиц, |“Подотчет | |
| |лиц, которым разрешено выдавать | |которым |1.1.1.” | |
| |деньги на хозяйственные нужды, | |разрешено | | |
| |утвержденный приказом по | |выдавать деньги| | |
| |предприятию | |на хознужды | | |
| | |Нет | | |11 |
|2 |Выдаются ли новые авансы лицам, |Да |Журнал-ордер № |“Подотчет | |
| |не отчитавшимся по ранее | |7 |1.1.2.” | |
| |полученным под отчет суммам | | | | |
| | |Нет | | |2 |
|3 |Оформляются ли письменные |Да |Письменные |“Подотчет | |
| |распоряжения руководителя | |распоряжения |2.1.2.” | |
| |предприятия (приказы) при | |руководителя | | |
| |направлении работников в | | | | |
| |командировки | | | | |
| | |Нет | | |3 |
|4 |Облагаются ли подоходным налогом |Да |Приказ |“Подотчет | |
| |суточные сверх норм, возмещаемые | |руководителя о |2.2.1.” | |
| |по решению руководителя | |. возмещении | | |
| |предприятия | | | | |
| | |Нет | | |4 |
|5 |Организован ли аналитический учет|Да | |“Подотчет | |
| |командировочных расходов в | | |2.1.5.” | |
| |пределах и сверх норм для целей | | | | |
| |налогообложения | | | | |
| | |Нет | | |5 |
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10
|
