лет. Ведомственный архив госпредприятия осуществляет контроль за

составлением и использованием номенклатуры дел, за формированием и

оформлением дел, в учрежденном им предприятии. Номенклатура дел дочернего

предприятия визируется лицом, ответственным за организацию

делопроизводства, подписывается заместителем директора, утверждается

руководителем предприятия. Заголовками разделов номенклатуры дел являются

наименования подразделений, расположенные в соответствии с утвержденной

структурой и штатным расписанием предприятия. При составлении заголовков

дел следует учитывать, что:

- заголовок должен полностью соответствовать смысловому содержанию

документов, группируемых в данном деле;

- заголовок должен быть кратким, четко сформулированным;

- заголовки типа «Общая переписка», «Разные документы», «Справочные

материалы» и т.д. не допускаются.

Заголовки дел в процессе формирования дел могут уточняться. Состав

заголовка дела образует следующие элементы:

- название вида (переписка, журнал и т.п.) или разновидности

документов (приказы, указания, протоколы, решения и т.д.);

- название предприятия или его структурного подразделения;

- -адресат или корреспондент документа;

- краткое содержание документов дела;

- название территории (местности), с которой связано содержание

документов дела;

- даты (период), к которым относятся документы дела;

- указание на копийность документов дела.

Название вида заводимого дела или разновидности документов указывается

в начале заголовка, а слово «Копии» - в конце заголовка. Например: «Приказы

директора предприятия по основной деятельности за 1993 год. Копии».

В заголовках дел, предназначенных для группировки документов одной

разновидности, эта разновидность указывается во множественном числе.

Например: «Протоколы совещаний Совета трудового коллектива предприятия за

1998 год».

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому

вопросу (вопросам) она ведется. Например: «Переписка с Бизнес-Банком по

вопросам бухгалтерского учета, отчетности и финансовой деятельности».

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами,

последние не перечисляются, а указывается их общее видовое название.

Например: «Переписка с заказчиками об отказе от оплаты счетов предприятия».

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию,

указывается период времени (месяц, квартал, год) на (за) который составлены

документы, вид документа (план, отчет) и автор. Например: «Годовой план

предприятия «Контакт» по капитальным вложениям на 1997 год».

В наименованиях дел, содержащих организационно- распорядительные

документы, указывается вид документа и автор, например: «Приказы директора

предприятия по личному составу за 1998 год».

В заголовках дел, содержащих документы разного вида по одному вопросу,

не связанные последовательностью делопроизводственных операций, в качестве

вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках

указываются основные разновидности документов, которые должны быть

сгруппированы в деле. Например: «Документы о приеме, сдаче и списании

имущества и материалов (акты, описи, ведомости)».

Дела по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются

«переходящими» и вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же

индексом.

В номенклатуру дел предприятия также включаются справочные картотеки,

журналы учета документов.

Номенклатура дел предприятия должна составляться в последнем квартале

предшествующего года на новый календарный год по установленной форме. (см.

приложение 50).

В графе 1. таблицы номенклатуры дел указывается делопроизводственный

индекс дела, который должен включать:

номер структурного подразделения предприятия по классификатору

подразделений или номер направления деятельности (при отсутствии

структурных подразделений);

порядковый номер дела внутри данного подразделения или направления

деятельности.

В графе 2 располагаются в определенной последовательности заголовки

дел. Порядок расположения заголовков внутри разделов и подразделов

определяется важностью документов, входящих в дело. В начале располагаются

заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию,

далее - содержащих плановые и отчетные документы, затем остальные заголовки

в порядке убывания сроков хранения документов.

Графа 3 «Количество томов» заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 «Срок хранения и номер статьи по перечню» указывается срок

хранения дела, номер статьи со ссылкой на перечни или примерные

номенклатуры дел. В графе «Примечание» проставляются отметки: о незаведении

дел («Дело не заведено»), о переходящих делах, об уничтожении дел, месте

хранения подлинников. По окончании календарного года к номенклатуре дел

составляется итоговая запись о количестве заведенных дел отдельно

постоянного и временного сроков хранения (см. приложение 51)

Пример составления номенклатуры дел дан в приложении 52.

Формирование дел

При формировании документов в дела используются следующие признаки

заведения дел. Основанием для группировки документов по НОМИНАЛЬНОМУ

ПРИЗНАКУ служит название их разновидности. Например: приказы, протоколы,

указания, акты, справки и т.д. При формировании документов в дела по

предметно-вопросному признаку за основу берут их содержание. Например:

«Документы по управлению» (акты, справки)». Авторский признак предполагает

группировку в дела документов одного автора. Например: «Протоколы

производственных совещаний предприятия «Контакт» за 1997 год». Для

группировки переписки используется КОРРЕСПОНДЕНСКИЙ признак. При этом в

заголовке дел указывается корреспондент, с которым ведется переписка,

раскрывается содержание вопроса. Например: «Переписка с предприятиями о

взаимных расчетах за 1997 год». Объединение в одном деле документов

нескольких корреспондентов осуществляется по географическому признаку.

Например: «Переписка с предприятиями Восточной Сибири по вопросам поставки

продукции». Группировка документов за какой-либо определенный период

осуществляется по хронологическому признаку. Например: «Квартальные отчеты

об основной деятельности предприятия и капитальных вложениях». Планово-

отчетные документы группируются в дела по номинальному. авторскому,

предметно-вопросному и хронологическому признакам.

Дела формируются в соответствии с номенклатурой дел предприятия. В дело

должны помещаться документы, которые своей содержательной частью

соответствуют заголовку дела.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:

документы постоянного и временного сроков хранения необходимо группировать

в дела раздельно; подлинники отделять от копий; годовые планы и отчеты - от

квартальных и месячных, утвержденные штатные расписания предприятия - от

проектов; включать в дело по одному экземпляру каждого документа.

Каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии

с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов.

В дело группируются документы одного календарного года, кроме

переходящих дел (например, личные дела, не закрывающиеся при окончании

календарного года).

Дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4-х

сантиметров.

Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или

составления присоединяются к документам, к которым они относятся.

Документы, помещенные в дело, должны иметь подписи, дату, индекс,

заверительную надпись, отметку «В дело». Документы в деле должны

располагаться в определенном порядке: сначала помещают основной документ и

относящиеся к нему приложения, а затем в хронологическом порядке идут

документы, возникающие по мере решения вопроса. Запрещается подшивать в

дело неисполненные документы, разрозненные экземпляры документов,

документы, подлежащие возврату, дублирующие документы.

Сложились определенные правила группировки документов в дела по видам и

хронологии. Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными

документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными

документами. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от

приказов по личному составу; подлинные экземпляры приказов по основной

деятельности систематизируются и подшиваются в дела вместе с приложениями в

порядке их номеров. Документы к приказам по основной деятельности

группируются и подшиваются отдельно и хранятся у лица, готовившего их

проекты. Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с

установленными сроками их хранения. Документы, являющиеся основанием для

издания приказа по личному составу, подшиваются в личные дала сотрудников

или образуют самостоятельное дело приложений к данным приказам.

Утвержденные предприятием планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные

списки группируются отдельно от их проектов. Плановые и отчетные документы

хранятся в делах того года, к которому они относятся по своему содержанию,

независимо от времени их составления или даты поступления. Например, план

на 1998 год, составленный в 1997 году, должен быть отнесен к 1998 году, а

отчет за 1997 год, составленный в 1998 году, к 1997 году. Перспективные

планы, рассчитанные предприятием на несколько лет, формируются в деле

первого года, а отчеты по выполнению перспективных планов - в деле

последнего года. Документы в отчетах необходимо располагать в определенной

последовательности. Например, документы отчета о финансовой деятельности

предприятия, состоящего из баланса, объяснительной записки и приложений к

нему, располагают в таком порядке: объяснительная записка к отчету, затем

баланс и в конце - приложения. Лицевые счета сотрудников предприятия по

заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в них

в порядке алфавита фамилий. Протоколы заседаний Совета трудового коллектива

и совещаний у руководства предприятия группируются по хронологии и порядку

номеров. Документы, подготовленные к заседаниям, помещаются после

протоколов в последовательности рассмотрения вопросов.

Переписка группируется за календарный год и систематизируется в

хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-

запросом. Обзоры, докладные записки, акты, справки и другие документы,

отражающие основное содержание деятельности предприятия, группируются в

одном деле при условии, что они касаются одного и того же вопроса.

Подготовка документов к архивному хранению

Документы предприятия, отложившиеся в делопроизводстве, в дальнейшем

либо остаются на длительное архивное хранение, либо хранятся краткие сроки

и затем выделяются к уничтожению. Отбор документов на хранение или

уничтожение является результатом проведения экспертизы ценности документов.

Работу по организации и проведению экспертизы ценности документов

должна проводить постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК)

предприятия, которая в своей деятельности руководствуется Положением об

Архивном фонде Российской Федерации. Основными правилами работы,

ведомственных архивов, типовыми перечнями документов с указанием сроков

хранения, положением об экспертной комиссии, номенклатурой дел предприятия.

Примерное положение об ЭК предприятия приведено в приложении 53.

Экспертиза ценности документов постоянного и временного сроков хранения

должна проводиться ежегодно. Отбор документов постоянного хранения

проводится на основании номенклатуры дел предприятия с обязательным

полистным просмотром дел. При полистном просмотре дел постоянного хранения

подлежат Изъятию дублирующие экземпляры документов, черновики,

неоформленные копии документов и документы с временными сроками хранения.

Одновременно проводится и отбор документов и дел временного (до 10 лет)

хранения с истекшими сроками хранения. По результатам экспертизы ценности

документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет)

хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

Формы описей и акта унифицированы (см. приложения 54 и 55)..

Дела включаются в акт об уничтожении, если предусмотренный для них срок

хранения истек к 1 января того года, в котором составлен акт. Например,

дела с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством в 1995

году, могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января

1998 года. Дела могут быть уничтожены только после того, как описи на дела

постоянного хранения за соответствующий период утверждены и переданы в

ведомственный архив предприятия. Описи дел постоянного, временного (свыше

10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к

уничтожению рассматриваются на заседании ЭК предприятия и согласовываются с

ведомственным архивом.

Законченные делопроизводством дела постоянного, временного (свыше 10

лет) хранения и по личному составу после окончания календарного года, в

котором они заведены, для подготовки к передаче в ведомственный архив,

подлежат оформлению и описанию. Оформление дел производится лицом,

ответственным за работу с документами. Полное или частичное оформление дел

производится в зависимости от сроков хранения документов. Дела постоянного

хранения подлежат полному оформлению, дела временного хранения -

частичному. Полное оформление предусматривает: подшивку или переплет дела

(на 4 прокола в твердую обложку из картона); нумерацию листов в деле

(черным графитным карандашом в верхнем правом углу арабскими цифрами);

составление для наиболее ценных дел внутренней описи документов дела (см.

приложение 44); составление заверительной надписи дела (см. приложение 45);

внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия

структурного подразделения, если оно менялось, делопроизводственного

индекса, заголовка дела, даты и др.).

Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов

определенных категорий дел постоянного и временного (свыше 10 лет)

хранения, что вызывается

спецификой данной документации (приказы по основной деятельности

предприятия, личные, дела, дела на авторские свидетельства). Внутреннюю

опись документов дела необходимо также составлять в делах постоянного и

временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям

документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание

документов.

На обложке дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения

указываются: наименование организации- учредителя, наименование

предприятия, наименование структурного подразделения, индекс дела, номер

дела (тома, части), заголовок дела, аннотация к документам дела (для дел

постоянного хранения, содержащих особо ценные документы), дата, количество

листов, срок хранения дела (см. приложение 56).

С целью систематизации и закрепления перечня заголовков дел внутри

фонда и учета составляется опись дел. Опись является учетным документом и

основным видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим их

оперативный поиск. Описи составляются как на дела постоянного хранения, так

и временного (свыше 10 лет). Опись составляется в трех экземплярах: один

передается вместе с делами в ведомственный архив, второй - прилагается в

качестве основания к протоколу заседания экспертной комиссии, третий -

остается в качестве контрольного экземпляра в аппарате предприятия.

На дела постоянного, долговременного сроков хранения и по личному

составу составляются отдельные описи.

Дела временного хранения (до 10 лет включительно) подлежат частичному

оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, листы не

нумеровать, заверительные надписи не составлять, не проводить

пересистематизацию документов в деле, располагая их в прямом (вместо

обратного) хронологическом порядке.

В ведомственный архив вместе с делами передаются регистрационные

карточки на документы по согласованию с архивом.

Страницы: 1, 2