составлением новых, а также предполагает всесторонний анализ не только

конкретных результатов деятельности за истекший период, но и сильных и

слабых ее сторон. Хотя заключительный контроль осуществляется слишком

поздно, чтобы отреагировать на проблемы в момент их возникновения, он имеет

две важные функции :

Заключительный контроль дает руководству информацию, необходимую для

планирования в случае, если аналогичные работы предполагается проводить в

будущем, а также получить информацию о возникших проблемах и сформулировать

новые планы так, чтобы избежать этих проблем в будущем.

Заключительный контроль способствует мотивации, т.е. руководитель связывает

мотивационные вознаграждения с достижением определенного уровня

результативности.1

2. Контроль исполнения документов, как разновидность

функции контроля

Контроль играет важную роль и в системе делопроизводства. Контроль

исполнения документов обеспечивает своевременное и качественное решение

содержащихся в документе вопросов, охват всех контролируемых документов.

Составной частью контроля исполнения является исполнение документов, в

которых отражается многогранная деятельность органов государственной власти

и государственного управления.

Контроль исполнения - это непосредственная проверка и регулирование

хода исполнения приказа или распоряжения, учет и анализ результатов

исполнения контролируемых документов в установленные сроки.1

Контроль исполнения документов охватывает три группы вопросов :

контроль исполнения документов по существу содержащихся в них заданий или

поручений. Такой контроль предполагает оценку документа в целом, то есть

насколько правильно и полно решен вопрос. Такую оценку делает руководитель,

либо по его поручению - помощник. Если руководитель удовлетворен решением

проблемы - документ подписывается, если же не удовлетворен, то

дополнительно прорабатываются неясные моменты и документ проходит повторное

согласование. Контроль по существу содержания входит в обязательные

должностные обязанности не только руководителей всех рангов, но и,

при большом объеме

контрольных документов, специального контрольного подразделения.;

контроль за соответствием документов формам составления и требованиям

ГОСТов. Такой контроль может осуществлять помощник,

специальная контрольная служба или технический работник

делопроизводства. Суть этого контроля сводится к проверке правильности

оформления документа, наличия определенного бланка, полноты реквизитов,

наличия всевозможных сопутствующих материалов.

контроль исполнения документов в указанные сроки. Для подавляющего

большинства документов устанавливаются сроки их исполнения, которые

регламентируются законами и другими нормативными актами, на основе Единой

государственной системы делопроизводства и инструкции по документационному

обеспечению (делопроизводству) в администрации области.1

Сроки исполнения подразделяются на типовые и индивидуальные. Типовые

сроки установлены законодательными и другими актами для таких документов,

как 2 :

предложения, заявления и жалобы граждан - в срок до 1 месяца со дня

поступления, не требующие дополнительного изучения и проверки -

безотлагательно, но не позднее 15 дней ;

заявления и жалобы военнослужащих и членов их семей - не позднее 7 дней со

дня поступления ;

запрос депутата Государственной Думы и члена Совета Федерации Федерального

Собрания РФ - в срок до 20 дней ;

Поручения Президента РФ и Правительства РФ - в срок, указанный в поручении,

либо в месячный срок со дня его подписания, с пометкой

«срочно» - в 3-дневный срок, требующие дополнительного изучения -

- в 10-дневный срок ;

письма предприятий и учреждений - 30 дней ;

приказы и указания министров во исполнение документов Правительства РФ -

согласно указанному сроку или в течение 30 дней.

Индивидуальные сроки исполнения могут указываться в самих документах

вышестоящих организаций, в резолюциях и указаниях руководителей.

Индивидуальный срок исполнения документа может отличаться от типового

срока. Как правило, индивидуальные сроки исполнения не должны превышать 10

дней. Если задание сложное и требует согласования и дополнительной

проверки, то сроки могут удлиняться, но не более чем на 30 дней.

Сроки исполнения могут продлеваться в связи с дополнительным изучением

и проверкой вопроса, но только с согласования лица их установившего и с

этой целью необходимо заблаговременно известить о целесообразности более

полной проработки вопроса лицо, поручившее исполнение, так и лицо,

ожидающее результата по исполнению.

Контроль исполнения документов в общей системе документооборота

касается следующих видов документов 1 :

распорядительные документы высших органов государственной власти :

Президента Российской Федерации, Федерального Собрания Российской

Федерации, Правительства Российской Федерации ;

распорядительные документы представительного органа (распорядительные

документы Законодательного собрания области) ;

распорядительные документы органа государственного управления

(постановления губернатора области).

Кроме этих документов, на контроль также ставятся :

протоколы совещаний при руководителе органа управления ;

поручения руководителя ;

входящая корреспонденция ;

письменные и устные обращения граждан.

Целью контроля является содействие своевременному и качественному

исполнению документов, обеспечение получения аналитической информации

необходимой для оценки деятельности организации и ее структурных

подразделений, а также конкретных сотрудников. Для достижения указанной

цели система контроля исполнения документов включает в себя несколько

последовательных этапов1 :

постановку документов на контроль ;

проверку своевременности доведения документов до конкретных исполнителей ;

предварительную проверку и регулирование хода исполнения ;

учет и обобщение результатов контроля исполнения документов ;

регулярное информирование руководителей органа управления о ходе исполнения

документов ;

снятие исполненных документов с контроля.

Контроль за исполнением документов и содержащихся в них поручений

осуществляют руководители учреждения, руководители структурных

подразделений и уполномоченные ими лица. Непосредственный контроль за

исполнением документов возлагается, как правило, на сектор контроля

учреждения. В структурных подразделениях контроль за исполнением документов

осуществляет помощник, специалист приемной или другое лицо, ответственное

за работу с документами. Ответственность за организацию контроля

возлагается непосредственно на руководителей структурных

подразделений.

3. Принципы организации и контроля исполнения документов

От систематичности и целенаправленности организации выполнения

документов и контроля их исполнения зависит своевременное и качественное

выполнение решений вышестоящих органов государственной власти, решений

представительного органа территориального образования, а также собственных

решений органа государственного управления. Контроль исполнения

распорядительных документов базируется на общих и организационно-

технических принципах, под которыми понимаются объективные основы, на

которых строится организация и контроль исполнения распорядительных

документов органов государственного и муниципального управления. В них

абстрагированы объективные условия развития государственного и

муниципального управления, а также его закономерности.

К общим принципам, отражающих социально-политическую сторону контроля

исполнения, относятся 1 :

массовость контроля ;

повсеместность контроля, формирующее требование обеспечения контроля

исполнения решений органов управления во всех сферах общественной жизни,

которые охватываются распорядительными документами, включая сами органы

управления и их подразделения ;

всесторонность контроля, предполагающую осуществление контроля исполнения

распорядительных документов органов управления с учетом всей полноты их

требований ;

реальность контроля, предусматривающую требования осуществления

действительного, а не мнимого контроля исполнения, базирующегося на фактах,

а не домыслах или предположениях ;

объективность контроля, требующую беспристрастной оценки результатов

исполнения распорядительных документов органов управления, исключения

трактования этих результатов в угоду кого-то или чего-то ;

результативность контроля, определяющую необходимость получения конкретного

итога от действия по контролю исполнения распорядительных документов

органов управления, выраженного в определенных количественных и

качественных показателях, характеризующих уровень достижения целей и задач

контролируемого распорядительного документа ;

гласность контроля, формирующую требования широкого информирования

населения, общественных организаций с помощью различных форм информирования

и, при наличии недостатков в их исполнении, о принятых мерах по устранению

этих недостатков, а также к должностным лицам, по вине которых эти

недостатки были допущены.

Наряду с общими принципами существуют правила, отражающие

организационно-техническую сторону контроля исполнения 1 , а именно :

системность организации и контроля исполнения ;

личная ответственность первого руководителя за состоянием контроля

исполнения. Этот принцип отражает объективную необходимость осуществления

руководства контролем исполнения документов лично первым руководителем

органа управления ;

централизация контроля исполнения. Это принцип требует, чтобы общий

контроль за сроками исполнения документов возлагался на специальное

подразделение или работника, с подчинением руководителю органа

государственного управления ;

единство ответственности за организацию и контроль исполнения, то есть

ответственность за контроль исполнения возлагается на того руководителя

администрации, к ведению которого относится данный вопрос и который

осуществляет руководство его подготовкой для принятия главой администрации

;

единство подготовки распорядительных документов и контроля фактического их

исполнения, т. е. ответственность за контроль фактического исполнения

распорядительного документа возлагается на отдел или управление, который

готовил документ ;

соответствие содержания распорядительного документа необходимым

условиям контроля его исполнения.

Из всего вышеперечисленного можно сделать следующие выводы :

Глава II . Контроль документооборота, как форма контроля исполнения

2.1. Формы и методы контроля исполнения

Контроль исполнения носит многофункциональный характер, поэтому формы

и методы его реализации многообразны. Как правило, наиболее эффективным

является простейший контроль. Простейшие формы и методы требуют меньших

усилий и более экономичны. К простейшим организационным формам контроля

исполнения можно отнести :

контрольные журналы ;

регистрационно-контрольные карточки (картотека) ;

письменные отчеты ;

проверки ;

обсуждение вопросов контроля исполнения на совещаниях, проводимых

губернатором или его заместителями, а также на оперативных совещаниях у

руководителей структурных подразделений.

Каждая из перечисленных форм имеет свою специфику, но при

использовании любой из них необходимо соблюдать одно требование - не

ограничиваться разговорами об исполнении, а давать объективную оценку

положения дел, намечать и добиваться осуществления конкретных мероприятий.

В качестве методов организационной работы по исполнению поручений

используются методы текущего, предварительного и последующего контроля. В

соответствии с Указом Президента Российской федерации от 06.11.96 г. № 1536

«О мерах по совершенствованию организации контроля и проверки исполнения

поручений Президента РФ» в аппарате администрации области при организации

исполнения поручений губернатора по правительственным

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5