Исторически сложилось так, что операторная деятельность

подвергалась автоматизации в первую очередь. Это связано с тем, что она

просто формализуема. Операторная деятельность поддерживается разнообразными

средствами автоматизации.

В основном для автоматизации операторного труда используются

системы, давно завоевавшие сердца пользователей. Сегодня они предлагают

богатый набор разнообразных функциональных возможностей, обеспечивающих

обработку данных, представленных в электронной форме. К ним относятся

разнообразные средства разработки документов (такие как текстовые и

табличные процессоры, средства подготовки презентаций и т. п.), системы

обработки транзакций (OLTP - On-line Transaction Processing), системы

управления базами данных (СУБД), системы управления документами (EDMS -

Electronic Document Management System).

В качестве средств автоматизации административной деятельности

используются разнообразные системы, обеспечивающие и координирующие

совместную деятельность нескольких участников процесса управления. Такие

системы появились на рынке программного обеспечения относительно недавно.

Это так называемые системы groupware и workflow, а также средства работы с

электронными формами. Основная концепция использования систем такого типа

заключается в формировании единого информационного пространства

предприятия, упрощении процесса обмена информацией, оптимизации работ

сотрудников и сокращении затрат труда и времени на администрирование их

совместной деятельности.

Наибольшие трудности возникают при попытке автоматизировать каким-

либо образом эвристическую деятельность. В наши дни корректнее говорить не

об автоматизации деятельности такого рода, а об ее автоматизированной

поддержке. К средствам, используемым в этих целях, можно отнести системы

поддержки принятия решений (DSS - Decision Support System), экспертные

системы (ЭС), системы анализа в реальном времени (OLAP - On-line Analytic

Processing), информационные хранилища данных (Data Warehouse). Работа таких

систем основывается на утверждении, что для принятия решения важнейшим

фактором является наличие опыта действий в подобных ситуациях (личного и

опыта других людей). Информацию об этом и предоставляют системы

автоматизации эвристической деятельности, обеспечивая своим пользователям

возможность принятия наиболее обоснованного решения самостоятельно.

§ 2. Системы workflow – понятия и определения

Технология автоматизации деловых процессов (workflow) - это

современная технология компьютеризированной поддержки процессов управления

предприятием (деловых процессов) в целом или какой-то их части. В

определенном смысле она не является революционной, поскольку объединяет

несколько сформировавшихся информационных технологий, таких как электронная

почта, управление проектами, работа с базами данных, объектно-

ориентированное программирование и CASE-технологии. Конкретные реализации

технологии представляют собой программные системы автоматизации деловых

процессов (системы workflow), каждая из которых основывается на некоторой

комбинации перечисленных технологий.

Система автоматизации деловых процессов (система класса workflow) -

программное обеспечение, служащее для описания и обеспечения выполнения

деловых процессов предприятия. Наиболее известны системы зарубежных

производителей: Staffware (Staffware Corp.), ActionWorkflow System (Action

Technologies Inc.) и т. п. Достойное место среди них занимает отечественная

разработка - WorkRoute (ВЕСТЬ АО).

При всем разнообразии системы автоматизации деловых процессов имеют

и нечто общее - все они направлены на решение проблем, возникающих из-за

изолированности и фрагментированности информации, путем создания общего

информационного пространства на предприятии. Собственно говоря, такие

системы нельзя рассматривать как одиночные приложения. Их с уверенностью

можно отнести к средствам интеграции деловых процессов предприятия.

§ 3. Поддержка основных функций управления средствами workflow

Идеология систем автоматизации деловых процедур основывается на

утверждении, что большинство деловых процессов в аппарате управления

обладает следующими характеристиками:

деловой процесс состоит из конечного набора задач, выполняемых

предписанным образом;

в деловой процесс вовлечено множество людей с различной степенью

ответственности;

деловые процессы заключаются в изучении, создании, обработке и

передаче информации в различных представлениях, а не только в форме

документов;

деловой процесс имеет некоторую цель, возможно, не очевидную всем

его участникам.

Системы автоматизации деловых процессов основываются на комплексном

подходе к решению задач управления. Это значит, что они в той или иной мере

поддерживают реализацию всех основных функций управления: планирования,

организации, активизации, координирования и контроля..

Система управления может быть разделена на управляющую и

управляемую подсистемы. Управляющая подсистема занимается выработкой

управленческих решений. Управляемая подсистема является исполнителем этих

решений. Важный показатель эффективности взаимодействия управляющей и

управляемой подсистем - обратная связь. Обратная связь - это информация о

результатах управленческого воздействия. Управляющая подсистема получает ее

от управляемой в виде разнообразных отчетов (документированных и устных).

Такая информация помогает оценить полученные результаты и служит основой

для выработки новых решений, корректирующих или развивающих предыдущие.

Итак, средства автоматизации управленческих процессов (на схеме

средства workflow) служат интегрирующим средством при обеспечении

взаимодействия управляющей и управляемой подсистемы, которое строится

следующим образом.

Организация процесса производства приводит к формированию некоторых

структур (организационной, производственной, структуры взаимоотношений и т.

п.). Эти структуры вытекают из сущности и содержания деловых процессов. Они

закладываются в модель делового процесса на этапе внедрения системы

автоматизации, что проявляется в построении карты делового процесса,

описывающего жесткую маршрутизацию, а также в назначении ролей, определении

групп участников процесса и т. д. Таким образом, действующая система

автоматизации деловых процессов поддерживает заданный способ

функционирования аппарата управления.

Полученная при внедрении системы модель деловых процессов не

является статичной. Предприятие может выжить и эффективно функционировать

только в том случае, если будет чутко реагировать на преобразования внешней

и внутренней среды. Эти изменения отражаются на организации деловых

процессов внутри предприятия. В этом случае задачей системы автоматизации

деловых процессов становится своевременное отображение происходящих

изменений. При этом особое значение приобретает тот факт, что обновление

системы не требует ее перепрограммирования. Изменения вносятся по ходу дела

непосредственными пользователями системы, делая ее весьма чувствительной к

разнообразным нововведениям.

По результатам планирования строится некоторый план действий. В

рамках активизации руководство формулирует поручения и распоряжения,

призванные реализовать полученный план. С помощью системы автоматизации

руководитель или его секретарь оформляет распоряжения в виде работ. При

этом создается описание работы, включающее сроки ее начала, завершения и

другие характеристики. Если выполнение работы требует ознакомления с тем

или иным документом, представленным в электронной форме, то он может быть

прикреплен к описанию работы и в дальнейшем будет передан пользователю. При

параллельной маршрутизации работа может направляться сразу нескольким

исполнителям.

Система автоматизации передает инициированные работы исполнителям

согласно описанным характеристикам, соблюдая сроки передачи, вид

маршрутизации и другие заданные условия. Исполнитель, получив задание,

приступает к его выполнению. При этом он может сформировать новые работы,

как части выполняемой, если ему даны такие полномочия, и привлечь таким

образом к исполнению работы дополнительных участников. При необходимости

уточнения задания или оперативного согласования можно воспользоваться

функцией системы аналогичной электронной почте, передав соответствующий

запрос.

При переходе работы от одного участника к другому к ней могут

добавляться новые данные. На схеме они названы «данными об исполнении

работы». Такие данные появляются в системе двумя способами: непосредственно

вводятся исполнителем в экранную форму, описывающую работу, или

генерируются системой самостоятельно. Во втором случае имеются в виду

данные о сроках прохождения работой очередного этапа, текущем статусе

работы (инициирована, завершена, отложена), ее местонахождении и т. п.

Именно эта информация часто интересует инициатора работы с точки зрения

координации процесса и контроля его протекания. Система автоматизации

делового процесса обеспечивает передачу такой информации в режиме реального

времени, поддерживая оперативную обратную связь между инициатором работы и

ее исполнителем. При этом устраняется возможность потери необходимых

данных, значительно сокращается время их передачи по сравнению с бумажной

технологией организации работ.

Полученная информация служит основой для выработки решений: по

координации делового процесса и по результатам контроля. Новые решения

вновь оформляются в виде работ, запускающих новую итерацию работы системы.

Использование систем автоматизации деловых процессов позволяет значительно

повысить уровень этих решений, благодаря своевременному информированию

руководства о состоянии дел.

Функционирование автоматизированной системы позволяет создать и

поддерживать четкую технологию жизнедеятельности всего аппарата управления.

Оно способствует надлежащей организации работ, совершенствует обратные

информационные связи, укрепляет трудовую дисциплину и повышает

организационную культуру

§ 4. Вывод

Итак, управление - это специфический вид труда, обладающий рядом

особенностей. К ним относится слабая формализуемость, затрудняющая его

автоматизацию. Тем не менее современные программные средства позволяют в

какой-то мере решить задачи автоматизации процессов управления. В их число

входят и системы автоматизации деловых процессов (системы класса workflow).

Технология автоматизации деловых процессов (workflow) в применении

к управлению предприятием связана с автоматизацией административного труда

и направлена на поддержку основных классических функций управления:

планирования, организации, активизации, координирования и контроля. На

сегодняшнем рынке ПО представлен широкий спектр систем, реализующих эту

технологию. Они обеспечивают решение поставленных задач, управляя

последовательностью работ на основе описанных логических правил и привлекая

необходимые человеческие и информационные ресурсы, связанные с разными

этапами работ.

Использование систем автоматизации деловых процессов позволяет

говорить о следующих преимуществах внедрения новой технологии организации

управленческой деятельности по сравнению с традиционными:

обеспечивается высокая эффективность принятия решений;

рационализируются и интегрируются информационные процессы, в том

числе совершенствуется организация документооборота предприятия;

поддерживается оперативная настройка системы автоматизации на

изменения порядка работы, складывающегося на предприятии;

устраняется дублирование функций;

повышается эффективность работы в целом;

снижаются расходы на информационное сопровождение функционирования

предприятия.

Перечисленные достоинства технологии, а также ее успешное внедрение

и использование на многих предприятиях (как за рубежом, так и в России)

дает возможность говорить о ней как о современной эффективной технологии

Страницы: 1, 2, 3, 4