b>На оперограммах наглядно видны затраты времени на повторные операции и весь путь прохождения документа, что предопределяет направление рационализаторских предложений по прямоточности движения документов и централизации их обработки.Cреди этапов движения входящих документов ООД УУМ значительное время занимает рассмотрение документа руководством РОВД.Аналогичная ситуация складывается и в процессе движения исходящих документов ООД УУМ в соответствии с рисунком 20.Документооборот ООД УУМ как движение следует отличать от объема документооборота ООД УУМ, который выражается общим количеством документов, поступивших в ООД УУМ и созданных в нем за определенный период. Для выявления динамики в движении документов определяются темпы роста входящих, исходящих документов ООД УУМ.Анализ объема документооборота ООД УУМ позволяет:- определить загрузку ООД УУМ в целом, УПМ и УПМ; - проанализировать распределение документооборота по зональному признаку;- разработать мероприятия по совершенствованию процессов обработки документов в ООД УУМ в целом или их отдельных операций.Для анализа количественных характеристик документооборота в ООД УУМ рассмотрим структуру и динамику документооборота ООД УУМ МОБ РОВД за последние 3 года, приведенный в таблице 3.Таблица 3 - Анализ структуры и динамики документооборота ООД УУМ МОБ РОВД|
Подразделение | Кол-во документов, шт | Изменение (+, -) | Темп роста, % | | | 2003 г | 2004 г | 2005 г | 2004/2003 | 2005/2004 | 2004/2003 | 2005/2004 | | Участковый пункт милиции №1 | 765 | 621 | 754 | -144 | 133 | -23 | 18 | | Участковый пункт милиции №2 | 909 | 718 | 446 | -191 | -272 | -27 | -61 | | Участковый пункт милиции №3 | 715 | 537 | 345 | -178 | -192 | -27 | 56 | | Участковый пункт милиции №4 | 582 | 410 | 273 | -172 | 137 | -42 | 50 | | Участковый пункт милиции №5 | 551 | 319 | 259 | -232 | -60 | -73 | -23 | | Участковый пункт милиции №6 | 305 | 172 | 115 | -133 | -57 | -77 | -50 | | Участковый пункт милиции №7 | 5219 | 3850 | 3464 | -1369 | -386 | -36 | -11 | | Участковый пункт милиции №8 | 578 | 745 | 214 | 167 | -531 | 22 | -248 | | Итого | 9624 | 7372 | 5870 | -2252 | -1502 | -30 | -25 | | | Как видно из таблицы 3, в 2004 году по сравнению с 2003 годом общее количество документов уменьшилось на 30% (2252), а в 2005 году по сравнению с 2004 годом - на 25% (1502). Таким образом, за период 2003-2005 гг. наблюдается уменьшение общего количества документов в соответствии с рисунком 21. Однако это не связано с уменьшением роста преступности на территории административного участка. Проанализировав график потери документов в соответствии с рисунком 22, можно сделать вывод, что значительная часть документов, создаваемых и обрабатываемых в процессе возбуждения, рассмотрения административного или уголовного дела о правонарушении, просто была утеряна.Рисунок 21 - Изменение количества документов за 2003-2005 гг.Рисунок 22 - График потери документов за 2003-2005 гг.Группировка документов ООД УУМ по УПМ позволяет определить: какие из УПМ наиболее сильно загружают документооборот. Графическое распределение документооборота ООД УУМ по зональному признаку представлено на рисунке 23.Из рис 23 видно, что более 30% объема документооборота приходится на УПМ №7. Это объясняется тем, что данный участковый пункт находится на территории так называемого «тревожного» административного участка. Большое количество совершаемых преступлений влечет за собой большое количество документов, создаваемых и обрабатываемых в процессе возбуждения, рассмотрения административного или уголовного дела о правонарушении. Меньше всего документов обрабатывается УПМ №6. Это можно было бы обосновать достаточно спокойной обстановкой на территории данного участка, и, соответственно, меньшим количеством создаваемых документов. Однако если привести сравнительный анализ графиков потери документов в УПМ №6 и в УПМ №7, то можно сделать следующий вывод, что количество документов, потерянных УУМ УПМ№6, гораздо больше по сравнению с УПМ№7 в соответствии с рисунком 24. Сравнительный анализ объема входящего и исходящего документооборота ООД УУМ за 2005 г. приведен в таблице 4.Таблица 4 - Сравнительный анализ входящего и исходящего документооборота|
Месяц | Кол-во документов, шт | | | Входящие | Исходящие | Всего | | Январь | 189 | 107 | 296 | | Февраль | 234 | 155 | 389 | | Март | 245 | 100 | 345 | | Апрель | 400 | 245 | 645 | | Май | 243 | 100 | 343 | | Июнь | 150 | 304 | 454 | | Июль | 260 | 166 | 426 | | Август | 368 | 196 | 564 | | Сентябрь | 321 | 105 | 426 | | Октябрь | 289 | 175 | 464 | | Ноябрь | 128 | 635 | 763 | | Декабрь | 228 | 527 | 755 | | Итого | 4039 | 1831 | 5870 | | | Анализ объема документооборота ООД УУМ позволит установить определенные закономерности роста и состояния документооборота, его изменений. В ходе анализа установлено, что плотность документооборота существенно меняется в пределах года, квартала, месяца. Как правило, это связано с отчетными кварталами, возрастающим количеством поступающих сообщений, требующих разрешения, запросов от несоподчиненных организаций и пр. Кроме этого, существующая в ООД УУМ технология работы с документами вызывает длительную задержку процесса исполнения. Сроки прохождения документов увеличивает «ожидание» рассмотрения документов руководителями, которые в силу занятости или информационной перегрузки не успевают регулировать направление документов. Это, в свою очередь, значительно увеличивает время доставки документов УУМ и самого процесса исполнения. А это, в свою очередь, влечет за собой задержку принятия решения, значительно увеличивает время разрешения сообщения, в течение которого может появиться новая информация, необходимая для решения, и, возможно даже, являющаяся решением, однако из-за длительного прохождения документов устаревает или аннулируется. Итак, в ходе анализа движения документооборота ООД УУМ выявлено, что, к сожалению, ввиду существующей технологии работы с документами, УУМ не соблюдается главное правило организации документооборота -- оперативное прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени. С нечеткой организацией движения документов в ООД УУМ связано много недостатков в организации документооборота ООД УУМ.При существующей схеме движения документооборота сотрудникам ООД УУМ катастрофически не хватает времени приступить к оформлению дел в то время, как параллельно необходимо проверить факты, изложенные в сообщении. Следует добавить, что материалы оформляются вручную, а это занимает много времени, так что к концу рабочего дня УУМ не успевает выполнить необходимый объем работы. В течение месяца материалы накапливаются, что влечет за собой избыточность документооборота, который имеет тенденцию к постоянному и все более ускоряющемуся росту, потерю документов, задержки прохождения и исполнения документов. В связи с этим возникают проблемы своевременного исполнения решений, так как неформальная передача информации и ее отсутствие в документированном виде об исполнении в реальном времени порождает противоречивость принимаемых решений.Отсутствие контроля за соблюдением законности при приеме, регистрации и разрешении сообщений о преступлениях и иной информации, за своевременностью и полнотой регистрации и сроками разрешения сообщений о преступлениях и иной информации, а также правильностью ведения КУС и ЖУИ, порождает противоречивость принимаемых решений.Таким образом, в существующей системе документооборота ООД УУМ МОБ РОВД существуют следующие проблемы документационной деятельности:- задержки прохождения и исполнения документов;- потеря документов;- избыточность документооборота;- противоречивость принимаемых решений;- сложные схемы согласования документов; - отсутствие информации об исполнении в реальном времени; - бесконтрольность исполнителей.В процессе управления в ООД УУМ собирается, обрабатывается и передается огромное количество информации, как неформальной, так и задокументированной. Эффективность управления ООД УУМ зависит от объема, оперативности и достоверности информации, подавляющая часть которой фиксируется в документах.
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11
|