| ланки и печати хранят в надежно запираемых и опечатываемых шкафах. Уничтожение бланков осуществляют по акту с отметкой в учетно-регистрационной форме.Контроль за исполнением и хранением бланков документов возлагается на службе документационного обеспечения организации или подразделения, отвечающего за использование и хранение по видам бланков и печатей. Например, хранение бланков пропусков и удостоверении личности в некоторых организациях возлагается на службу безопасности или хозяйственную службу. Лица, персонально ответственные за учет, использования и хранения бланков, назначается распорядительным документом руководителя организации.Проверка наличия, использования и хранения бланках проводят не реже раза в год комиссией, назначаемой распорядительным документом руководителя организации. О проведенных проверках делают отметки в учетно-регистрационных формах после последние записи. В случае обнаружения нарушений при изготовлении, учете, хранении и использовании бланков комиссия проводит служебное расследование, результаты которого оформляют актом и доводят до сведения руководителя организации.Допускается тиражирование средствами оперативной полиграфии организации приказов, распоряжений, постановлений, предназначенных для рассылки, при, условии заверения каждой копии документа печатью организации.Немаловажную роль в современном процессе документооборота играет организация распознания подделок документов. Сегодня, она является основой из областей документоведения, граничащей, с одной стороны с палеографией, вспомогательной исторической дисциплиной, изучающей внешние признаки рукописных памятников (материал для письма, формат рукописи, чернила, краски, украшения и т.д.) и, с другой стороны, отраслью криминалистической техники, изучающей природу происхождения документов, закономерности отображения в них признаков и свойств авторов и исполнителей, следов воздействия на документы в целях изменения содержащей в них информации. На этих основах разрабатываются средства и методы экспертизы документов в целях раскрытия подлогов.Подделка документов может быть полной (изготовление полностью поддельного документа с соблюдением «Внешних признаков документа») интеллектуальный вид подлога, или частичное (внесение в подлинный документ изменений) - материальный вид подлога.При интеллектуальном подлоге изложенные в документе сведения не соответствуют действительности. Например, изготовление документа от имени не существующей организации - на бланке диплома о высшем образовании изложены фальшивые данные о поступающем на работу.Материальный подлог представляет собой внесение изменений в подлинный документ путем дописки, подчистки, травления и т.д. например, материальный вид подлога часто встречается в трудовых книжках - с целью увеличения стажа работы, его неразрывности, присвоения более высокой квалификации, должности, специальности. Первое, что следует сделать работнику при сомнении в подлинности предоставляемого документа, - это обратиться в организацию, где был выдан документ.Существует Руководящий документ (далее РД), утвержденный Гостехкомиссией России (ныне - Федеральная служба технического и экспортного контроля, ФСТЭК России), в котором установлена классификация по классам защиты специальных защитных знаков, предназначенных для контроля доступа к объектам защиты, а также для защиты документов от подделки.Основными объектами защиты, для которых могут применяться специальные защитные знаки, являются:- документированная информация на материальном носителе;- специальные почтовые отправления;- специальные изделия, технические средства и приборы, товары народного потребления, подлежащие опечатыванию и контролю;- продукция специального назначения, контейнеры, вагоны, емкости при их перевозке и хранении;- помещения, сейфы, запасные выходы, аварийные устройства.Документами, защищаемыми с помощью специальных защитных знаков, являются документы, удостоверяющие личность, пропуска сотрудников организаций и учреждений, лицензии, патенты, кредитные карточки, ценные бумаги и т.п.Специальные защитные знаки реализуются в виде рисунка, метки, материалы, вещества, обложки, ламината, самоклеящейся ленты, отдельных наклеек, самоклеющихся пломб или другого продукта, созданного на основе физико-химических технологий для контроля доступа к объектам защиты, а также для защиты документов от подделки. РД определяет требования к специальным защитным знакам при их сертификации в Системе сертификации средств защиты информации по требованиям безопасности информации. В РД применяются специальные определения и термины.Предварительный осмотр документов обеспечивается соблюдением ряда правил и определяется соответствие содержания и целевого назначения документа. Если возникают сомнения в подлинности, то следует ознакомиться с образцом аналогичного подлинного документа. 2. Особенности нарушений в системе документооборота в органах исполнительной власти (на примере Министерства труда и социального развития Омской области и подведомственных ему учреждений)Преддипломную практику автор дипломной работы проходил на базе Министерства труда и социального развития Омской области (далее -Министерство) в департаменте информационных технологий и документооборота в отделе документооборота и контроля. Чтобы понять специфику работы организации и применить полученные теоретические знания на практике, автор изучил историю учреждения.Министерство является органом исполнительной власти Омской области и образовано 23 января 2004 года Указом Губернатора Омской области № 16 путем слияния Главного управления социальной защиты населения Омской области, Комитета по социальной политике Омской области, Управления жилищных субсидий и льгот Омской области.2.1 Комплексные проверки подведомственных учрежденийМинистерство имеет в своем ведении 32 территориальных органа и более 80 подведомственных организаций. В соответствии с утверждённым планом и во исполнение действенного финансового контроля деятельности территориальных органов Министерства, а также по дополнительным основаниям (жалобы, запросы, поручения) Министерство проводит контрольные мероприятий, комплексные проверки.Комплексная проверка - это проверка финансово-хозяйственной деятельности организации за определенный период времени по всем вопросам соблюдения правового и налогового законодательства. Провоторова Л.Ф. Организация и методы проведения налоговых проверок [Электронный ресурс]: учеб. пособие / Л. Ф. Провоторова; ГОУ ОГУ; Центр дистанционного образования. - Оренбург : ГОУ ОГУ - [Б. г]- Загл. с экрана.- Яз. рус. В настоящее время частота проведения комплексных проверок не установлена. При наличии у налогового органа оснований предполагать, что учет и уплата налогов (сборов) ведутся с нарушениями, комплексные проверки проводятся не реже одного раза в три года (срок давности по проверяемому периоду). Налогоплательщики, имеющие положительную репутацию, могут не подвергаться комплексной налоговой проверке вообще.В Министерстве деятельность по проведению комплексных проверок подведомственных учреждений осуществляет отдел внутреннего аудита Министерства. Только за 2009 год структурными подразделениями Министерства проведено 245 контрольных мероприятий по проверке деятельности территориальных органов Министерства и учреждений, в том числе плановых - 58, внеплановых - 165, внезапных - 22.Комплексные проверки проводились по следующим направлениям:1. проверки целевого и рационального использования бюджетных средств;2. проверки обоснованности установления должностных окладов, компенсационных и стимулирующих выплат работникам в соответствии с законодательством;3. проверки обеспечения сохранности денежных средств и материальных ценностей;4. проверки обоснованности предоставления мер социальной поддержки по оплате жилого помещения и коммунальных услуг;5. проверки обоснованности представления субсидий на оплату жилого помещения и коммунальных услуг;6. проверки организации работы по присвоение званий "Ветеран труда" и "Ветеран Омской области", правильности выдачи удостоверений на льготы;7. проверки состояния пожарной безопасности, охраны труда, медицинского обслуживания граждан, соответствия утвержденной сметной документации и произведенных затрат фактически выполненным работам в части капитального ремонта;8. проверки организации реабилитационного процесса, профилактики безнадзорности и правонарушений несовершеннолетних; 9. проверки кадрового делопроизводства и работы с персоналом;10. проверки по вопросу размещения заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных нужд.Общий объем нарушений и недостатков финансово-хозяйственной деятельности, выявленных структурными подразделениями Министерства, а также внешними контрольными органами за 2009 год, значительно сократился по сравнению с аналогичным периодом прошлого года, главным образом, за счет сокращения финансовых нарушений в части: - нецелевого использования средств;- неэффективного использования денежных средств и материальных ресурсов;- неправомерного расходования денежных средств и материальных ресурсов; - других финансовых нарушений.Анализируя результаты проведенных контрольных мероприятий необходимо отметить, что наиболее распространенными были следующие виды нарушений и недостатков:- нарушения санитарного законодательства, а также условий, создающих угрозу возникновения и распространения инфекционных заболеваний;- нарушения обязательных требований пожарной безопасности;- нарушения технических регламентов;- нарушения при установлении размеров должностных окладов;- завышение подрядчиками объёмов работ при проведении строительно-ремонтных работ, отсутствие необходимой документации для проведения строительно-ремонтных работ;- списание материальных запасов без составления документов, подтверждающих их количественный расход;- заключение договоров на поставку одноименных товаров (работ, услуг) на суммы, превышающие предельный размер расчетов наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами по одной сделке;- ведение бюджетного учета с нарушениями требований Федерального закона от 21 ноября 1996 года № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете", Инструкции по бюджетному учету, утвержденной приказом Министерства финансов Российской Федерации от 30 декабря 2008 года № 148н;- приобретение сверхнормативных запасов материальных ценностей (мягкого инвентаря, продуктов питания);- нецелевое использование средств;- подделка документов. Фальсификация документов сегодня занимает одно из последних мест в перечне нарушений в результате комплексных проверок. Объясняется этот факт введением электронной системы документооборота, которая призвана оптимизировать деятельность учреждения в сфере подготовки и оформления документов. Система со своей главной функцией, безусловно, справляется, однако существует ряд проблем, связанных с внедрением подобной системы в подведомственных учреждениях. До сих пор в некоторых учреждениях документы регистрируются в журнал исходящей и входящей корреспонденции, это касается и договоров, отсюда возникает и ряд нарушений в оформлении документальной базы учреждения. Так, к примеру, в Пушкинском психоневрологическом интернате на момент проверки автомобиля «КамАЗ» и двух тракторов марки Т-40 не оказалось в наличии, хотя, по документам все агрегаты числились на балансе учреждения. (Приложение № 2,3) Исходя из объяснительной заместителя по административно-хозяйственной части (далее - АХЧ) стало известно, что на момент проверки документы на вышеперечисленные транспортные средства находились в Министерстве имущественных отношений региона (Приложение 4). Однако, подтвердить этот факт документально, специалисты учреждения не смогли. Можно предположить, что сотрудниками учреждения была осуществлена фальсификация и подделка документов, направленная на списание нефинансовых активов организации. 2.2 Основные нарушения в системе документооборота Центра жилищных субсидий, социальных выплат и льготОдним из направлений работы Министерства является предоставление жилищно-коммунальных льгот населению. Сегодня эти вопросы находятся в компетенции центров жилищных субсидий, социальных выплат и льгот (далее - центр субсидий), которых в регионе около 40. Центр жилищных субсидий создан в целях обеспечения социальной защиты малоимущих групп населения для непосредственного обслуживания граждан, которые нуждаются в получении субсидий на оплату жилья и коммунальных услуг. Главной задачей Центра является определение величины субсидий для каждой нуждающейся семьи и обеспечение предоставления соответствующей информации семье и собственнику жилищного фонда, в котором проживают семьи. В настоящее время, Центр осуществляет следующие функции:1. информирование населения соответствующего территориального образования о Программе жилищных субсидий;2. проведение мониторинга в сфере предоставления субсидий и льгот на оплату жилья и коммунальных услуг, льгот на оплату услуг транспорта и связи;3. прием заявлений от семей на получение субсидий;4. создание условий для внедрения программного обеспечения и информационных баз данных по назначению, предоставлению, субсидий и льгот на оплату жилья и коммунальных услуг, льгот на оплату услуг, транспорта и связи;5. аттестация заявителей и переаттестация участников Программы субсидий;6. организация подготовки, переподготовки и повышения квалификации специалистов по вопросам социальной защиты населения при предоставлении субсидий и льгот на оплату жилья и коммунальных услуг, льгот на оплату услуг, транспорта и связи;7. расчет субсидий и проверка достоверности представленной заявителем документации;8. формирование информационного банка данных;9. определение размера необходимых для выплаты субсидий денежных средств.При осуществлении своих функций Центр организует проведение разъяснительной работы среди населения об условиях и порядке предоставления жилищных субсидий в связи с переходом на новую систему оплаты жилья и коммунальных услуг. Кроме этого, специалисты Центра проводят собеседования с семьями, обратившимися с просьбами о предоставлении жилищных субсидий, рассчитывает их размер и выдает документы, удостоверяющие права семей на получение жилищных субсидий. Безусловно, подобная деятельность требует систематических проверок со стороны Министерства, которые и проводятся, так, в ходе одной из проверок были установлены следующие нарушения:
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6
|
