p align="left">Архивная опись (далее - опись) - это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Описи составляются отдельно: на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; дела, состоящие из документов, характерных только для данной организации (судебные, следственные дела, научные отчеты по темам и т. п.). Опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) нумерацией. В каждом структурном подразделении организации описи должны составляться ежегодно под методическим руководством работников архива. По этим описям документы передаются в архив. Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел организации, которую готовит архив и по которой в дальнейшем дела сдаются на постоянное хранение. Описи дел структурных подразделений составляются по унифицированной форме в трех экземплярах и представляются в архив организации через год после завершения дел в делопроизводстве. Описательная статья описи дел структурного подразделения включает следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части), полностью соответствующий его заголовку на обложке дела; даты дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела. Список использованных источников 1. Бахтеев Ю.Д. Документационное обеспечение управления предприятий и организаций. Архивное хранение документов.-2008 2. Коробейникова Л.С. Документационное обеспечение делового общения.- Воронеж.- 2006. 3. Кривошеева Н.А. Документационное обеспечение управления. Терминологический словарь. -Оренбург: ГОУ ОГУ.- 2007. 4. Фионова Л.Р. Организация и технология документационного обеспечения управления. Конспект лекций. - Пенза.- 2006 Информационное обеспечение управления 1 Значение международных стандартов для построения систем информационного обеспечения управления Семейство международных стандартов в области управления информационной безопасностью (27000-я серия) разрабатывается совместным техническим комитетом ISO/IEC JTC 1/SC 27, образованным Международной Организацией по Стандартизации (ISO) и Международной Электротехнической Комиссией (IEC). Основным разработчиком международных стандартов 27000-ой серии и их популяризатором в ISO является Британский Институт Стандартов (BSI). обеспечения безопасности - Практические правила управления информационной безопасностью BS ISO/IEC 27001:2005 RU Информационные технологии - Методы обеспечения безопасности - Системы управления информационной безопасностью - Требования BS 7799-3:2006 RU Системы управления информационной безопасностью - Руководство по управлению рисками информационной безопасности BS ISO/IEC 27005:2008 RU Информационные технологии - Методы обеспечения безопасности - Управление рисками информационной безопасности 2 Классификация информации в информационном обеспечении управления Система документооборота в процессах информационно-документационного обеспечения играет существенную роль в формировании внешней и рабочей среды, обеспечивающей так называемый информационный комфорт: получение нужной информации в нужное время. Именно поэтому формирование данной системы есть прерогатива специалиста по организации управления (менеджера), а не специалиста по информатике, знакомого лишь с элементами теории организации. На практике, к сожалению, реализация документооборота (даже на крупных предприятиях) осуществляется канцеляриями, не располагающими кадрами, компетентными в вопросах управления. Особое значение в реализации систем документооборота имеют наиболее общие параметры информации, которые можно классифицировать по двум составляющим: - объективная, овеществленная в товаре; - субъективная, отраженная, созданная человеком. Товар как потребительная стоимость создает объективную информацию. Однако основное содержание информационных потоков составляет субъективная информация. Субъективно-объективные отношения в отраженной информации зависят от обилия факторов, в том числе от профессионализма, организационной и информационной культуры руководителя, соотношения потребностей и интересов, сложности процесса трудовых затрат на управление, технического уровня средств управления. Таким образом, в то время, когда источник информации носит объективный характер, информация о нем субъективна, так как информационные процессы (сбор, обработка и доведение информации) осуществляются человеком, который может выступить и организатором информации (документной, прежде всего). В процессах документооборота субъективность информации, по сути, закладывается самой технологией на начальных этапах работы с документами. 3 Информация и ее роль в управлении Информация (от лат. informatio -- осведомлять): 1) любое сообщение о чем-либо; 2) сведения, данные, значения экономических показателей, являющиеся объектами хранения, обработки и передачи и используемые в процессе анализа и выработки экономических решений в управлении; 3) один из видов ресурсов, используемых в экономических процессах, получение которого требует затрат времени и других видов ресурсов, в связи с чем эти затраты следует включать в издержки производства и обращения; 4) одна из трех фундаментальных субстанций (вещество, энергия, информация), составляющих сущность мироздания и охватывающих любой продукт мыслительной деятельности, прежде всего -- знания, образы. Информационная система (ИС) - информационный контур вместе со средствами сбора, передачи, обработки и хранения информации, а так же персоналом, осуществляющим эти действия с информацией. Обычно в системах управления выделяют три уровня: стратегический, тактический и оперативный. На каждом из этих уровней управления имеются свои задачи, при решении которых возникает потребность в соответствующих данных, получить эти данные можно путем запросов в информационную систему. Эти запросы обращены к соответствующей информации в информационной системе. Информационные технологии позволяют обработать запросы и, используя имеющуюся информацию, сформировать ответ на эти запросы. Таким образом, на каждом уровне управления появляется информация, служащая основой для принятия соответствующих решений. В результате применения информационных технологий к информационным ресурсам создается некая новая информация или информация в новой форме. Эта продукция информационной системы называется информационными продуктами и услугами. Информационный продукт или услуга - специфическая услуга, когда некоторое информационное содержание в виде совокупности данных, сформированная производителем для распространения в вещественной и невещественной форме, предоставляется в пользование потребителю. Итак, информационная система управления предприятием (ИСУП) - это операционная среда, которая способна предоставить менеджерам и специалистам актуальную и достоверную информацию о всех бизнес-процессах предприятия, необходимую для планирования операций, их выполнения, регистрации и анализа. Другими словами, ИСУП - это система, несущая в себе описание полного рыночного цикла - от планирования организации до анализа результатов деятельности предприятия 4 Цели, задачи и функции информационного обеспечения управления в организации Цель информационных систем - производство нужной для организации информации для обеспечения эффективного управления всеми ее ресурсами, создание информационной и технологической среды для осуществления управления организацией. Основными задачами информационного обеспечения управления являются: · обеспечить выживаемость и дееспособность фирмы; · обеспечение работников оперативной информацией, способствующей более эффективному трудовому процессу; · соблюдение адресности информации; · устранение неразберихи в получении информации и ее использовании; · расширение функций предприятия в соответствии с требованиями рынка. Информационная функция -- целенаправленный специализированный вид управленческой деятельности, генерируемый информационной системой и характеризующийся однородностью действий с информацией любого вида. Информационная система компании (в частности, ИСУП) должна выполнять следующие функции: - позволять накапливать определенный опыт и знания, обобщать их в виде формализованных процедур и алгоритмов решения; - постоянно совершенствоваться и развиваться; - быстро адаптироваться к изменениям внешней среды и новым потребностям организации; - соответствовать насущным требованиям человека, его опыту, знаниям, психологии. 5 Информационная инфраструктура организации В целом информационную инфраструктуру предприятия можно подразделить на собственное информационное поле и внешнее. Собственное информационное поле объединяет информацию, зарождающуюся внутри предприятия. К такой информации следует относить: - данные бухгалтерского учета и другой обязательной отчетности за текущий и прошлые периоды; - первичные документы бухгалтерского, торгового и оперативного учета; - приказы и распоряжения руководителя и менеджеров всех звеньев (письменные и устные); - данные внутреннего документооборота (бумажного и электронного); - результаты собственного анализа финансово-хозяйственной деятельности; - другие данные (например, результаты анкетирования сотрудников предприятия). Важно отметить, что качество собственного информационного поля предприятия в основном зависит только от позиции самого предприятия (в первую очередь, руководства). Четкая организационная структура управления, рациональное распределение функциональных обязанностей среди персонала, надежный и удобный учет на базе современных автоматизированных систем, продуманная схема документооборота способствуют улучшению и развитию информационного поля, что, в свою очередь, приводит к повышению качества принимаемых управленческих решений. Напротив, пренебрежение к проблемам сбора, обработки и анализа внутренней информации чревато тяжелыми проблемами при управлении бизнес-процессами на предприятии. И все-таки оптимизация внутреннего информационного поля предприятия задача достаточно простая по отношению к внешнему полю. Дело в том, что собственное поле формируется за счет внутренних источников информации, которые легко можно проверить на полноту и достоверность. В случае внешнего поля это отнюдь не гарантировано. Количество разновидностей внешней информации и ее источников весьма значительно, поэтому ограничимся перечислением основных: - законы, указы, приказы и другие нормативные документы федерального уровня; - нормативные акты отраслевого, регионального и местного уровня (часто противоречивые); - комментарии к указанным выше нормативным актам (пресса, другие СМИ, базы данных, Интернет); - данные о состоянии отрасли (СМИ, Интернет, результаты заказных исследований); - данные о состоянии мировой экономики (СМИ, базы данных, Интернет); - реклама и информация партнеров и конкурентов (прямая реклама, СМИ, выставки, семинары и конференции, презентации, Интернет); - информация от клиентов (обратная связь); - выводы консультантов и экспертов, результаты внешних (заказных) маркетинговых исследований и аудиторских проверок. Кратко перечислим основные проблемы, возникающие при создании внешнего информационного поля. Частичность информации. В ряде случаев источник дает не всю информацию, а какую-то ее часть. При этом непонятно, где и как можно найти недостающую информацию. Недостоверность информации. Часть информации (особенно в некоторых СМИ и в Интернет) представляется сомнительной, а в ряде случаях и ложной. Тем не менее, других источников может не быть, и тогда приходится либо учитывать такую информацию, либо отказываться от нее. 6 Понятие электронного документа и его значение в информационном обеспечении управления Традиционное определение документа как материального объекта содержащего зафиксированную на нем информацию предполагает выполнение операций с документами как с носителем информации т. е учет, размещение, хранение, передача. Однако с появлением электронного документа на первый план выходит не объектно-материальный, а информационный характер док. Акцент смещается с носителя информации на саму информацию и все действия над документа оцениваются прежде всего с точки зрения информационной целостности и информационной безопасности. Термином электронный документа обозначают информацию зафиксированную на электронном носителе, которая записывается, сохраняется, передаётся и представляется в приемлемой для человека форме с помощью технологий поддерживаемых компьютерной техникой и которая содержит реквизиты позволяющие её идентифицировать.
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23, 24, 25
|