По назначению реквизиты принято делить на две группы. К первой группе относятся реквизиты, несущие сведения только о самом документе: автор, дата, регистрационный номер, подпись, наличие приложения и др. Эта группа реквизитов обязательна для придания документу юридической силы.

Ко второй группе относится наиболее важный реквизит - текст документа, отражающий различные вопросы управления, объективной и мыслительной деятельности человека.

Документ является как таковым только при правильном оформлении первой и второй группы реквизитов.

1.4.1. Порядок оформления реквизитов

Во всех учреждениях документы составляются на бланках с воспроизведенными на них реквизитами, содержащими постоянную информацию. Переменные реквизиты наносятся на бланк машинописным способом или с помощью принтера.

Изображение государственного герба помещается на верхнем поле распорядительных документов центрированно относительно наименования организации. Допускается размещать изображение герба на части площади, занимаемой реквизитом «Наименование организации». Использование на бланках документов Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов РФ регламентируется соответственно Положением о Государственном гербе РФ и нормативными актами субъектов РФ. На бланках документов, создаваемых в негосударственных структурах, герб не изображается.

Бланк документа может иметь изображение эмблемы организации, т.е. зарегистрированного в установленном порядке товарного знака (знака обслуживания) организации. При наличии на бланке герба эмблема не воспроизводится. Эмблема располагается на верхнем поле документа центрованно относительно наименования организации. Допускается располагать изображение эмблемы на части площади, занимаемой реквизитом «Наименование организации», а также на левом поле документа на уровне реквизита «Наименование организации».

Коды, проставляемые на документах, являются элементами их электронной идентификации и служат для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи, сокращая количество возможных ошибок при передаче данных.

Код организации проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Код по ОКПО имеют все зарегистрированные предприятия и организации. Этот код может быть заранее проставлен на документе, например, при изготовлении бланка этого документа типографским способом.

Код формы документа проставляется по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) только на документах, имеющих унифицированную форму, название которой включено в классификатор управленческой документации.

Наименование организации указывается в документах в полном соответствии с наименованием, закрепленным в учредительных документах, включая сокращенное наименование и наименование на иностранном языке. Сокращенное или иноязычное наименование может помещаться на бланке вслед за полным наименованием организации на русском языке. Двуязычные бланки, на русском и национальном языках, приняты для организаций - субъектов Российской Федерации.

При наличии у предприятия вышестоящей организации, ее наименование полное или сокращенное указывают выше наименования предприятия, например:

Наименования всех видов используемых документов целесообразно перечислить в Табеле форм документов, применяемых в организации, сгруппировав их по управленческим функциям. Разработка Табеля способствует упорядочению процесса документирования управленческой деятельности и позволяет исключить применение в организации видов документов, не соответствующих ее организационно-правовой форме или направлениям деятельности.

Обязательным реквизитом документа является дата (подписания, утверждения, согласования, даты, содержащиеся в тексте). Датой документа является дата его подписания. На документах, подготовленных совместно несколькими организациями, датой документа считается дата его подписания последней организацией.

Датой для решения Коллегии (Совещания) МВД России является дата его принятия.

Дату документа проставляет в момент его подписания (утверждения) лично руководитель. Она оформляется арабскими цифрами, разделенными точкой, в одной строке в последовательности: день месяца, месяц, год. Например, дату 27 июля 1999 года следует оформлять 27.11.99. Если порядковый номер месяца или число состоит из одной цифры, то перед ним проставляется ноль.

В двухтысячном году при написании года в дате будут использоваться четыре цифры, а не две.

В соответствии с международными стандартами элементы даты могут иметь другую последовательность: год, месяц, число.

Допускается применять в приказах, актах, протоколах и других документах, содержащих сведения финансового характера, словесно-цифровой способ оформления дат: например, 27 июля 1995 г. Этот формат записи дат может быть использован и в наиболее важных документах (нормативного характера).

При датировании служебных документов не допускается употребление римских цифр.

Таким образом, правильно написанная дата может выглядеть так:

17.06.99 01.03.2000

17.06.1999 1 марта 2000 года

1999.06.17 1 марта 2000 г.

99.06.17 2000 01 01

Во многих современных организациях можно наблюдать распространенную ошибку при датировании документов: дату на документе (например, на приказе или письме) печатают при его изготовлении. Однако, согласно методическим рекомендациям ВНИИДАД, дату на документе проставляет должностное лицо, подписывающее документ, непосредственно при подписании. При этом допускается напечатать в проекте документа обозначение месяца и года, а число проставляется от руки при подписании документа. Вместе с тем следует отметить, что в документах, фиксирующих работу коллегиальных органов (в протоколах, актах и др.), дата печатается на документах при их оформлении.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, датируются и подписываются.

Регистрационный номер присваивается каждому исходящему, внутреннему и входящему документу при его регистрации в соответствии с принятой системой индексации, основу которой составляет порядковый номер документа. В зависимости от конкретного регистрационного массива документов к порядковому номеру могут добавляться другие составные части, например,: при регистрации служебных писем к порядковому номеру добавляется индекс дела по номенклатуре дел.

Документы, подготовленные совместно несколькими организациями, имеют сложные номера, состоящие из регистрационных номеров каждой из организаций, проставленных через косую черту. Например, индекс по номенклатуре дел:

218/08-17, где

218 - порядковый регистрационный номер;

08-17 - номер дела, в которое будет подшит документ или его копия (для исходящих документов).

Ссылка на регистрационный номер и дату документа проставляется только на ответных исходящих письмах и включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.

В каждом документе должно быть указано место составления или издания. В служебных письмах эта информация содержится в справочных данных об организации, в других документах - может входить в реквизит «Наименование организации», например:

В других случаях место составления или издания специально указывают в документах с учетом административно-территориального деления, например:

Документы адресуются высшим органам государственной власти и управления, министерствам, ведомствам, их структурным подразделениям или конкретному должностному лицу.

На документе указывается не более четырех адресатов. Слово «копия» перед вторым, третьим и четвертым адресом не проставляется. Если адресатов больше, составляется список на рассылку, а на каждом экземпляре документа пишется один адрес.

При адресовании документа без указания должностного лица наименование организации, учреждения пишется в именительном падеже. Например:

Министерство внутренних дел

Российской Федерации

Управление правового обеспечения

Если документ адресуют руководителю или его заместителю, то наименование учреждения должно входить в состав наименования должности адресата.

Например: Начальнику Тюменской

высшей школы МВД России

полковнику милиции

Иванову Н.Н.

Указанный порядок адресования распространяется также на внутреннюю переписку организации, т.е. при подготовке докладных и объяснительных записок на имя руководителя организации или руководителей структурных подразделений.

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные учреждения и постоянным корреспондентам. При адресовании документов в другие организации почтовый адрес указывается после наименования организации, должности, фамилии. Например:

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7