p align="left">Внесение изменений в сводную номенклатуру дел осуществляется в аналогичном порядке. При подготовке номенклатуры дел обычно используются положение о государственном органе и его структурных подразделениях, штатное расписание, планы и отчеты о работе, перечни документов с указанием сроков их хранения, типовые и примерные номенклатуры дел, номенклатура дел государственного органа за предыдущие годы. Также изучаются документы, образующиеся в деятельности государственного органа, их виды и состав. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы государственного органа, в том числе справочные и контрольные картотеки, личные дела, а также заголовки дел для группировки документов с грифом «Для служебного пользования» (ДСП) и справочные картотеки, журналы учета документов и изданий с грифом «ДСП». Номенклатура дел оформляется в виде таблицы, названиями разделов которой являются официальные наименования структурных подразделений государственного органа (центрального аппарата). Последовательность разделов определяется в соответствии с утвержденной структурой государственного органа. В графе 1 номенклатуры дел помещаются индексы дел, включенных в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в государственном органе составного четырехзначного (два двухзначных номера, через тире) цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела в соответствующем разделе сводной номенклатуры. Поэтому в каждом разделе сводной номенклатуры дел (или номенклатуры дел конкретного подразделения государственного органа) первые две цифры индекса будут постоянными, а две последующие цифры производят нарастающим итогом последовательную нумерацию дел в разделе номенклатуры. Четырехзначные индексы дел обозначаются арабскими цифрами, недостающие знаки заполняются нулями. Например: 12-05, где 12 -- цифровое обозначение структурного подразделения, 05 -- порядковый номер заголовка дела в соответствующем разделе номенклатуры Крайская З. В., Челлини Э.В. Архивоведение. - М.: Норма, 2006. С. 119.. В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений. В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел. Например: «Законодательные акты Российской Федерации, нормативные правовые акты федеральных министерств, федеральных служб, федеральных агентств; документы (заключения, справки и др.) по их выполнению». Расположение заголовков дел номенклатуры внутри каждого раздела имеет свою иерархию, которая определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале каждого раздела располагаются заголовки дел, содержащие законодательные акты и акты управления высших органов, затем организационно-распорядительные акты государственного органа, плановые и отчетные документы, переписка и иные документы. Например: «Законодательные акты, нормативные правовые акты Президента Российской Федерации, законодательных (представительных) и исполнительных органов государственной власти Российской Федерации, органов местного самоуправления»; «Приказы, распоряжения Минюста России по основной деятельности. Копии». Заголовки дел, заведенных по географическому и по корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту географических названий или корреспондентов (отчеты территориальных подразделений государственных органов, личные дела государственных служащих). Заголовок дела должен четко в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела и состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: -- наименование документов, помещаемых в дело (переписка, справки к заседаниям коллегии, протоколы, приказы и т.д.); -- название государственного органа, структурного подразделения; -- краткое содержание документов дела; -- название адресата, которому будут направлены или от которого будут получены документы, помещаемые в дело; -- название территории, с которой связано содержание документов дела; -- даты (хронологические рамки), к которым относятся документы дела. Не рекомендуется употребление в заголовках дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел. В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указывается их вид. Например: «Документы, представляемые структурными подразделениями руководству (доклады, обзоры, сводки, справки)». Термин «документы» применяется также в заголовках дел, содержащих документы -- приложения к какому-либо документу: «Документы к протоколам заседания коллегии Минюста России». В заголовках дел с перепиской указывается, с кем и по какому вопросу она ведется, конкретный адресат, если переписка ведется только с ним («Переписка с ОАО «Росгосстрах» о страховании зданий»), однородные корреспонденты не перечисляются, а указывается их общее видовое название («Переписка с филиалами организации об организации курсов повышения квалификации работников»), разнородные адресаты не указываются («Переписка об организации семинаров, совещаний по вопросам о взаимной правовой помощи и обмене опытом работы») Андреева В.И. Делопроизводство. Требования к документообороту фирмы. М. 2006. С. 65.. В заголовках дел с документами одной разновидности указывается ее наименование во множественном числе: «Протоколы аттестационной комиссии». Если дело состоит из нескольких томов или частей, то для них составляется общий заголовок дела, в который при оформлении дела при необходимости может вводиться дополнительная текстовая информация для каждого тома (части), уточняющая содержание общего заголовка. Дела, не завершенные в делопроизводстве в течение года, являются «переходящими», их заголовки вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом. В графе 3 указывается количество томов дела (заполняется в конце года). В графе 4 номенклатуры указывается срок хранения дела, номера статей по типовым перечням221 или согласованный с Экспертно-проверочной комиссией государственного архивного учреждения срок хранения. Например, в статье 66 Перечня типовых управленческих документов для приказов, распоряжений по личному составу и документов к ним (справок, сводок, информации и других) предусматривается срок хранения 75 лет, для приказов и распоряжений о предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных внутрироссийских командировках -- 5 лет. В графе 5 указываются примечания из конкретных статей типового перечня, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другое ведомство и др. Например: «Договоры (контракты)... Подлежит уничтожению в 2001 году после истечения срока действия договора». В этой же графе при переносе информации с традиционного бумажного носителя на электронный делается пометка с указанием индекса машиночитаемого документа и дополняется сведениями о местонахождении машиночитаемого документа. После утверждения сводной номенклатуры дел организации в структурные подразделения направляются выписки из соответствующих ее разделов. 2. Формирование номенклатурных дел Формирование дел -- группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатурные дела в государственном органе, как правило, формируются государственными служащими, ответственными за делопроизводство, децентрализованно, т.е. в структурных подразделениях, при этом в дела помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела Павлюк Л. В. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере. - М., 2005. С. 29.. Контроль за правильным формированием дел в подразделениях государственного органа осуществляется работниками службы документационного обеспечения или ведомственного архива. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: документы постоянного и временного хранения группируются в отдельные дела; в дело включаются по одному экземпляру каждого документа; в дело помещаются только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; вместе помещаются все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; в дело группируются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; в одно дело помещается не более 250 листов. Документы внутри дела располагаются в хронологической вопросно-логической последовательности (входящие -- по датам поступления, исходящие -- по датам отправления) или по алфавиту корреспондентов. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии, с относящимися к ним приложениями. Положения и инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Помещаются они непосредственно за соответствующими приказами (распоряжениями). Если же положения, инструкции имеют утверждающий гриф в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела Андреева В.И. Делопроизводство. Требования к документообороту фирмы. М. 2006. С. 117.. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу и имеют различные сроки хранения224. Протоколы заседаний коллегиальных органов государственных органов располагаются в хронологическом порядке по номерам. К ним приобщаются материалы заседаний коллегии. Утвержденные планы, отчеты и материалы к ним группируются в дела того года, к которому они относятся по своему содержанию (например, отчеты за 2006 год должны быть отнесены к делам 2006 года, хотя они и составлены в 2007 году). Лицевые счета служащих группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в порядке строгого алфавита по фамилиям, именам и отчествам. Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности. Документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. В структурных подразделениях государственного органа дела находятся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в запирающихся шкафах, обеспечивающих их полную сохранность и предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света. В целях оперативности поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа. Выдача дел другим подразделениям или сторонним организациям производится с разрешения руководства подразделения документационного обеспечения управления. На выданное дело заводится карта-заместитель дела. Сторонним организациям дела выдаются по актам. Изъятие документов из дел постоянного срока хранения допускается в исключительных случаях, в процессуальной форме, предусмотренной действующим законодательством, и производится с разрешения руководителя государственного органа с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа и акта о выдаче подлинного документа установленной формы. 3. Экспертиза ценности документов и отбор дел для архивного хранения Экспертиза ценности документов -- это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации. В числе критериев ценности документов используются сведения об их: происхождении (роль, место и правовое положение государственного органа в иерархии государственного управления, особенности решаемых государственным органом задач и выполняемых функций); содержании (значение информации, отраженной в документе, его вид и подлинность); внешних особенностях (форма фиксации и передачи содержания, способ оформления и его физическое состояние). Экспертиза ценности документов в государственном органе проводится в двух случаях: вначале в делопроизводстве -- при составлении номенклатуры дел, в процессе формирования дел и при подготовке дел к передаче в архив; затем в ведомственном архиве государственного органа - в процессе подготовки к передаче дел на постоянное хранение. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в государственном органе приказом по основной деятельности создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) или центральная экспертная комиссия (ЦЭК) -- при наличии системы структурных подразделений, имеющих свои экспертные комиссии Анисимов В. М. и др. Делопроизводство в системе государственного управле-ния. РАГС. М. 2005. С. 32..
Страницы: 1, 2, 3, 4
|