оформления движения материальных ресурсов возложен на главного бухгалтера и
руководителей соответствующих подразделений.
Документальное оформление поступления материальных запасов
Сырье и материалы поступают от поставщиков, подотчетных лиц,
закупивших материалы в порядке наличного расчета, от списания пришедших в
негодность основных средств собственного производства.
Для выполнения производственной программы предприятия определяют
потребность в материальных ресурсах и приобретают или производят их. На
поставку материалов предприятие заключает договора с поставщиками, которые
определяют права, обязанности и ответственность сторон по поставкам
продукции.
Контроль за выполнением плана материально-технического обеспечения по
договорам, своевременностью поступления и оприходования материалов
осуществляет отдел материально-технического снабжения. С этой целью в
отделе ведут ведомости (машинограммы) оперативного учета выполнения
договоров поставки. В них отмечают выполнение условий договора о поставке
по ассортименту материалов, их количеству, цене, срокам отгрузки и др.
Бухгалтерия осуществляет контроль за организацией данного оперативного
учета.
Поступающие в организацию материалы оформляют бухгалтерскими
документами в следующем порядке.
Вместе с отгрузкой продукции поставщик высылает покупателю расчетные и
другие сопроводительные документы — платежное требование (в двух
экземплярах: один непосредственно покупателю, другой — через банк), товарно-
транспортные накладные, квитанцию к железнодорожной накладной и др.
Расчетные и другие документы, связанные с поступлением материалов,
поступают в бухгалтерию, где проверяется правильность их оформления, после
чего их передают ответственному исполнителю по снабжению.
В отделе снабжения по поступающим документам проверяют соответствие
объема, ассортимента, сроков поставки, цен, качества материалов и др.
договорным условиям. В результате такой проверки на самом расчетном или
другом документе делают отметку о полном или частичном акцепте (согласии на
оплату). Кроме того, отдел снабжения осуществляет контроль за поступлением
грузов и их розыск. С этой целью в отделе снабжения ведут Журнал учета
поступающих грузов, в котором указывают: регистрационный номер, дату
записи, наименование поставщика, дату и номер транспортного документа,
номер, дату и сумму счета, род груза, номер и дату приходного ордера или
акта о приемке запроса о розыске груза. В примечаниях делают отметку об
оплате счета или отказе от акцепта.
Проверенные платежные требования из отдела снабжения передают в
бухгалтерию, а квитанции транспортных организаций — экспедитору для
получения и доставки материалов.
Экспедитор принимает на станции прибывшие материалы по количеству мест
и массе. При обнаружении им признаков, вызывающих сомнение в сохранности
груза, он может потребовать от транспортной организации проверки груза. В
случае обнаружения недостачи мест или массы, повреждения тары, порчи
материалов составляется коммерческий акт, который служит основанием для
предъявления претензий к транспортной организации или поставщику.
Для получения материалов со склада иногородних поставщиков экспедитору
выдают наряд и доверенность, в которых указывают перечень материалов,
подлежащих получению. При приемке материалов экспедитор производит не
только количественную, но и качественную приемку.
Принятые грузы экспедитор доставляет на склад предприятия и сдает
заведующему складом, который проверяет соответствие количества и качества
материала данным счета поставщика. Принятые кладовщиком материалы оформляют
приходными ордерами. Приходный ордер подписывают заведующий складом и
экспедитор.
Материальные ценности приходуют в соответствующих единицах измерения
(весовых, объемных, линейных, числовых). Если материалы поступают в одной
единице, а расходуются в другой, то они учитываются одновременно в двух
единицах измерения.
При отсутствии расхождений между данными поставщика и фактическими
данными разрешается осуществлять оприходование материалов без выписки
приходного ордера. В этом случае на документе поставщика проставляют штамп,
в оттисках которого содержатся основные реквизиты приходного ордера.
Количество первичных документов при этом сокращается.
В тех случаях, когда количество и качество прибывших на склад
материалов не соответствуют данным счета поставщика, приемку материалов
производит комиссия и оформляет акт о приемке материалов, который служит
основанием для предъявления претензии поставщику. В составе комиссии должен
быть представитель поставщика или представитель незаинтересованной
организации Акт составляют также при приемке материалов, поступивших на
предприятие без счета поставщика (неотфактурованные поставки).
Если перевозку материалов осуществляют автотранспортом, то в качестве
первичного документа применяют товарно-транспортную накладную, которую
составляет грузоотправитель в четырех экземплярах: первый из них служит
основанием для списания материалов у грузоотправителя; второй — для
оприходования материалов получа-
телем; третий — для расчетов с автотранспортной организацией и
является приложением к счету на оплату за перевозку ценностей; четвертый
является основанием для учета транспортной работы и прилагается к путевому
листу. Товарно-транспортную накладную применяют в качестве приходного
документа у покупателя в случае отсутствия расхождения количества
поступивших грузов с данными накладной. При наличии такого расхождения
приемку материалов оформляют актом о приемке материалов.
Поступление на склад материалов собственного изготовления, отходов
производства и др. оформляют одно- или многострочными требованиями-
накладными, которые выписывают цехи-сдатчики в двух экземплярах: первый
является основанием для списания материалов с цеха-сдатчика, второй
направляется на склад и используется в качестве приходного документа.
Материалы, полученные от разборки и демонтажа зданий и сооружений,
приходуются на основании акта об оприходовании материальных ценностей,
полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений.
Подотчетные лица приобретают материалы в организациях торговли, у
других организаций и кооперативов, на колхозном рынке или у населения за
наличные деньги. Документом, подтверждающим стоимость приобретенных
материалов, является товарный счет или акт (справка), составляемый
подотчетным лицом, в котором он излагает содержание хозяйственной операции
с указанием даты, места покупки, наименования и количества материалов и
цены, а также данных паспорта продавца товара. Акт (справку) прилагают к
авансовому отчету подотчетного лица.
Документальное оформление расхода материальных запасов. Материалы
отпускают со склада организации на производственное потребление,
хозяйственные нужды, на сторону, для переработки и в порядке реализации
излишних и неликвидных запасов.
Для обеспечения контроля за расходованием материалов и правильного
документального его оформления организации осуществляют соответствующие
организационные мероприятия. Важным условием контроля за рациональным
использованием материалов, например, являются их нормирование и отпуск на
основе установленных лимитов. Лимиты рассчитываются отделами снабжения на
основе данных планового отдела об объеме выпуска продукции и норм расхода
материалов на единицу продукции.
Все службы предприятия должны иметь список должностных лиц, которым
предоставлено право подписывать документы на получение и отпуск со склада
материалов, а также выдавать разрешение на вывоз их с предприятия.
Отпускаемые материалы должны быть точно взвешены, измерены и подсчитаны.
Порядок документального оформления отпуска материалов зависит прежде
всего от организации производства, направления расхода и периодичности их
отпуска.
Расход материалов, отпускаемых в производство и на другие нужды
ежедневно, оформляют лимитно-заборными картами. Их выписывает плановый
отдел или отдел снабжения в двух экземплярах на один или несколько видов
материалов и, как правило, сроком на 1 месяц. Могут применяться квартальные
и полугодовые лимитно-заборные карты с отрывными месячными талонами на
фактический отпуск. В них указывают: вид операций, номер склада,
отпускающего материалы, цех-получатель, шифр затрат, номенклатурный номер и
наименование отпускаемых материалов, единицу измерения и лимит месячного
расхода материалов, который исчисляют в соответствии с производственной
программой на месяц и действующими нормами расхода.
Один экземпляр лимитно-заборной карты вручают цеху-получателю, другой
— складу. Кладовщик записывает количество отпущенного материала и остаток
лимита в обоих экземплярах карты и расписывается в карте цеха-получателя.
Представитель цеха расписывается в получении материалов в карте,
находящейся на складе.
Отпуск материалов со складов производят в пределах установленного
лимита. Сверхлимитный отпуск материалов и замену одного материала другим
(при отсутствии материала на складе) оформляют выпиской отдельного
требования-накладной на замену (дополнительный отпуск материалов). При
замене в лимитно-заборной карте заменяемого материала делают запись
«Замена, смотри требование № _» и уменьшают остаток лимита. Не
использованные в производстве и возвращенные на склад материалы записывают
в лимитно-заборную карту без составления каких-либо дополнительных
документов.
Применение лимитно-заборных карт значительно сокращает количество
разовых документов. Расчеты лимитов и выписка лимитно-заборных карт на
современных вычислительных машинах позволяет повысить обоснованность
исчисляемых лимитов и уменьшить трудоемкость составления карт.
Если материалы со склада отпускаются нечасто, то их отпуск оформляют
одно- или многострочными требованиями-накладными на отпуск материалов,
которые выписываются цехом-получателем в двух экземплярах: первый, с
распиской кладовщика, остается в цехе, второй, с распиской получателя — у
кладовщика.
Для учета движения материалов внутри предприятия применяют
однострочные иш многострочные требования-накладные. Накладные составляют
материально ответственные лица участка, отпускающего ценности, в двух
экземплярах, один из которых остается на мес-
те с распиской получателя, а второй с распиской лица, отпускающего
ценности, передается получателю ценностей.
Отпуск материалов сторонним организациям или хозяйствам своей
организации, расположенным за ее пределами, оформляют накладными на отпуск
материалов на сторону, которые выписывает отдел снабжения в двух
экземплярах на основании нарядов, договоров и других документов: первый
экземпляр остается на складе и является основанием для аналитического и
синтетического учета материалов, второй передается получателю материалов.
Если материалы отпускаются с последующей оплатой, то первый экземпляр
служит также для выписки бухгалтерией расчетно-платежных документов.
При перевозке материалов автотранспортом вместо накладной применяют
товарно-транспортную накладную
Вместо первичных документов по расходу материала можно использовать
карточки учета материалов. С этой целью представители цехов-получателей
расписываются в получении материалов в самих карточках, которые становятся
в связи с этим оправдательными документами. При этом в карточках
проставляют шифр производственных затрат с целью последующей группировки
записей по объектам калькуляции и статьям затрат. Такое совмещение
расходных документов и карточек учета материалов уменьшает объем учетной
работы и усиливает контроль за соблюдением норм складских запасов.
В небольших организациях отпуск материалов на производство продукции и
оказание услуг осуществляется без оформления специальными документами.
Фактически израсходованные материалы по их видам отражаются в актах или
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6
|