составляется баланс.

В бухгалтерском балансе дебиторскую задолженность по расчетам с

подотчетными лицами нужно указывать в строке 246 «Прочие дебиторы», а

кредиторскую – по строке 628 «Прочие кредиторы».

3. Приобретение подотчетными лицами товарно-материальных ценностей,

продукции

Приобретение товарно-материальных ценностей (канцелярских,

хозяйственных товаров, комплектов бланков бухгалтерской отчетности,

технической и экономической литературы и т.п.) в организациях розничной

торговли должно подтверждаться чеком контрольно-кассовых машин и товарным

чеком, дополнительно содержащим отметку об оплате.

В кассовом чеке должны быть четко пропечатаны идентификационный номер

продавца товара, его наименование, номер кассовой машины, дата совершения

операции, сумма.

Например, к авансовому отчету водителя организации необходимо

приложить чеки контрольно-кассовых машин АЗС, на которых производилась

заправка автомобиля. Такой кассовый чек должен содержать следующие

реквизиты: наименование организации-продавца (АЗС); идентификационный номер

организации-продавца; номер кассового аппарата; номер и дата выдачи чека;

стоимость ГСМ с учетом НДС и налога с продаж. Как правило, в кассовых чеках

указывается еще марка горюче-смазочных материалов, оплаченное количество

ГСМ и стоимость 1 литра ГСМ. В случае отсутствия такой информации водитель

должен вместе с кассовым чеком получить на АЗС документ, подтверждающий

количество оплаченного топлива и цену единицы (литра и т.п.).

Пример

В Читинском облпотребсоюзе на бензин подотчет деньги не выдаются.

Выдаются талоны водителям, которые приобретаются в организации

«Нефтемаркет» по безналичному расчету. Допустимы расходы на покупку

запчастей (Приложение 6). Комиссия, в которую входят: специалист по

транспорту, начальник АХО (состав комиссии утвержден руководителем)

признает замену запчастей необходимым и выносит решение о списании старых,

износившихся запчастей на новые. В учете это отражается следующим образом:

Дебет 71 Кредит 50 – 500 руб. – выданы наличные деньги водителю;

Дебет 10 Кредит 71 – 445 руб. – на сумму закупленных запасных частей

водителем;

Дебет 44 Кредит 10 – 445 руб. – списание замены запчасти старой на

новую.

Товарный чек необходим для расшифровки сведений, указанных в кассовом

чеке, в частности для указания конкретного перечня приобретенных товаров

(например, степлер, ручки, бумага для принтера и др.). Запрещается

указывать в товарных чеках вместо конкретных наименований товаров их общее

название (например, канцтовары, хозтовары, продукты питания, книги и пр.).

В товарном чеке необходимо четкое указание номенклатуры, количества и

стоимости приобретенных организацией товаров.

В случае отсутствия в товарном чеке подробной расшифровки

приобретенных товаров представители организации должны составить акт,

фиксирующий номенклатуру, количество приобретенных товаров и цели их

приобретения.

Таким образом, кассовый чек фиксирует факт оплаты, а товарный чек

является своеобразной накладной, отражающей получение подотчетным лицом

оплаченных товаров. При отсутствии товарного чека акт, составленный

представителями организации и удостоверяющий факт приобретения товарно-

материальных ценностей за наличный расчет, будет выполнять функции

товарного чека.

При покупке товаров у частных лиц и индивидуальных предпринимателей

необходимо правильно оформить торгово-закупочный акт, который является в

данном случае первичным документом.

Данный акт должен содержать реквизиты, перечисленные в п. 13 Положения

по бухгалтерскому учету и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации,

утвержденного приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н: наименование

документа, дату составления, наименование предприятия, от имени которого

составлен документ, содержание хозяйственной операции, измерители

хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении), наименование

должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и

правильность ее оформления.

Если торгово-закупочный акт не содержит этих реквизитов и проверить

достоверность расхода подотчетным лицом выданной ему суммы невозможно,

данные средства должны включаться в совокупный налогооблагаемый доход

подотчетного лица для обложения налогом на доходы физических лиц.

Следует подчеркнуть, что сделки, в которых подотчетное лицо выступает

от своего имени, а прием денег за оказанные ему услуги или проданные

товарно-материальные ценности оформлен чеками ККМ, не считаются сделками

между юридическими лицами.

На практике встречаются случаи, когда работник организации закупает

товар за счет своих собственных средств, а уже затем организация возмещает

работнику потраченные на эти цели денежные средства. При этом налоговые

органы в отдельных случаях рассматривают такую операцию как факт покупки

организацией товара у физического лица и требуют включить выплаченные

работнику средства в расчет налога на доходы физических лиц.

Во избежание подобных споров с налоговыми органами при приобретении

товаров не для собственных нужд, а для организации работнику следует

оформить покупку от имени организации. Подтверждением приобретения товара

от имени и в интересах организации может быть как прямое указание на данную

организацию в документах на оплату (корешках к приходному кассовому ордеру)

и передачу товара (накладные подписаны по доверенности или непосредственно

лицом, имеющим право подписи финансовых документов), так и указание на

физическое лицо (фамилия, имя, отчество работника организации, директора),

участвующее в сделке купли-продажи.

При этом после одобрения сделки у организации возникает задолженность

по возмещению работнику произведенных им расходов. Выдача из кассы

организации средств производится на основании авансового отчета с

приложением к нему необходимых первичных документов, подтверждающих данную

покупку.

В этом случае подобные операции могут отражаться следующими записями:

Дебет 10, 41 Кредит 60 - оприходованы приобретенные товарно-

материальные ценности;

Дебет 19 Кредит 60 - отражена сумма НДС по приобретенным товарно-

материальным ценностям (для зачета НДС признается счет-фактура с выделением

его отдельной строкой);

Дебет 60 Кредит 71 - отражена задолженность организации перед

работником на основании авансового отчета;

Дебет 71 Кредит 50 - погашена задолженность перед физическим лицом по

приобретенным товарно-материальным ценностям.

Возможен и другой вариант, когда работник может также заранее

заключить договор о предоставлении организации возвратной ссуды на

определенный срок в форме оплаты приобретаемых товаров.

В этом случае в бухгалтерском учете организации должны быть сделаны

следующие записи:

Дебет 71 Кредит 73 - отражена оплата физическим лицом товарно-

материальных ценностей за организацию (момент предоставления ссуды);

Дебет 10, 41 Кредит 71 - оприходованы товарно-материальные ценности,

приобретенные подотчетным лицом;

Дебет 19 Кредит 71 - отражена сумма НДС по приобретенным товарно-

материальным ценностям;

Дебет 73 Кредит 50 - работнику организации возмещены из кассы расходы

по приобретению товарно-материальных ценностей.

Авансовый отчет в этом случае должен быть утвержден в

общеустановленном порядке.

Пример

В Читинском облпотребсоюзе если сумма закупа небольшая (до 100 руб.)

выписывается требование начальником АХО куда расходованы средства,

руководитель подписывает разрешение на списание закупленных материалов. В

учете это отражается:

Дебет 44 Кредит 71 – 44 руб. 60 коп, – на сумму закупленных

канцтоваров (Приложение 3). В учетной политике указана возможность ведения

таких записей.

Дебет 71 Кредит 50 – 44 руб. 60 коп. – сотруднику возмещены наличные

деньги на расходы.

Организация рассчитывается с физическими лицами за товары, как

правило, наличными деньгами через подотчетных лиц (или же напрямую через

кассу). При этом лимита расчетов в 60 000 рублей по одной сделке можно не

соблюдать (этот лимит, установленный ЦБ РФ, касается только расчетов с

юридическими лицами). В Читинском ОПСе возможен закуп сельскохозяйственного

сырья у юридического лица (ООО «Крупка») подотчетным лицом (Приложение 7).

Продавцом выписывается счет-фактура.

Операции по закупке должны оформляться первичными документами, а

именно – закупочным актом. Каждая организация вправе разработать свою форму

этого документа, так как унифицированной нет. Выплата денег физическим

лицам может оформляться и специальной приемо-закупочной ведомостью.

Пример (Приложение 8)

Подотчетным лицом – Мордвинцевой И.В. в сентябре 2003 года произведена

закупка сельхозпродукции. Операция оформлена закупочным актом от 24

сентября. В нем указано, что продукция (мясо говядина) закуплена именно у

физического лица (Дашидондоковой С.Б.) с указанием его паспортных данных,

количества, цены продукции, соответствующих подписей. Право на сдачу мяса

подтверждается соответствующей справкой. Право реализации (с ограничениями

или без) в определенном количестве дает ветеринарное свидетельство,

выписываемое органами госветнадзора.

В бухгалтерском учете даются проводки:

Дебет 71 Кредит 50 – 9 576 руб. – выданы деньги подотчет из кассы;

Дебет 10 Кредит 71 – 9 756 руб. – подотчетным лицом произведен закуп

сельхозпродукции.

Остатка или перерасхода нет.

Но прежде чем выплатить физическому лицу денежные средства, следует

отметить, что удерживать с этих денег НДФЛ не нужно.

Пример

В октябре 2003 года организация выдала под отчет своему сотруднику

80 000 руб. на закупку у населения бывших в употреблении компьютеров. В

этом же месяце работник нашел продавца – физическое лицо и приобрел у него

ЭВМ за 32 000 руб. Компьютеры предназначены для работы самой организацией.

Остаток неизрасходованных средств сотрудник сдал в кассу организации.

В октябре 2003 года в бухгалтерском учете предприятия будут сделаны

следующие проводки:

Дебет 71 Кредит 50 – 80 000 руб. – выданы сотруднику денежные средства

под отчет из кассы на закупку компьютеров;

Дебет 41 Кредит 71 – 32 000 руб. – оприходованы два компьютера на

основании авансового отчета и закупочного акта;

Дебет 50 Кредит 71 – 48 000 руб. – возвращен остаток неиспользованных

подотчетных сумм в кассу организации.

4. Служебные командировки по России и за рубеж

Служебная командировка – это поездка работника по распоряжению

руководителя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне

места постоянной работы (ст. 166 Трудового Кодекса, далее - ТК РФ).

Инструкция не указывает, что следует считать местом постоянной работы.

На практике местом постоянной работы считается расположенное в определенном

населенном пункте предприятие, либо отдельная его часть, участок,

отделение, объект предприятия, работа в котором обусловлена трудовым

договором. В тех случаях, когда филиалы, участки и другие подразделения,

входящие в состав объединения, предприятия, учреждения, организации

находятся в другой местности, местом постоянной работы работника считается

то производственное объединение, работа в котором обусловлена трудовым

договором.

Не признаются командировками служебные поездки работников, постоянная

работа которых протекает в пути или имеет разъездной характер (ст. 166 ТК

РФ).

Рабочие и служащие обязаны выполнять распоряжение руководителя

учреждения или вышестоящего органа о направлении в командировку. Отказ от

такой поездки считается нарушением трудовой дисциплины. Уважительными

причинами признаются, например, болезнь самого работника, члена его семьи,

нуждающегося в уходе, обучение без отрыва от производства и др.

Нельзя направлять в командировки беременных женщин и работников до 18

лет (за исключением творческих работников средств массовой информации,

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6