поиска любого слова в документе.
Пакет Excalibur EFS предоставляет пользователю и другие режимы поиска
информации:
•нечеткий поиск по названиям документов;
•ассоциативный поиск по всему тексту с заданными синонимами;
•прямой доступ к файлам по пиктограммам;
•запросы в стиле обычной базы данных;
•поиск по ключевым словам в полном тексте, именах и названиях;
•логический поиск по всему тексту.
Система имеет русский интерфейс и позволяет работать с русским текстом.
Данный продукт хорошо интегрируется с системой документооборота
Staffware.
К недостаткам пакета следует отнести то, что рабочее место оператора
ввода документов в архив работает под управлением операционной системы Unix
или MS Windows (но в режиме эмуляции X- терминала) и требует достаточной
квалификации от оператора для назначения местоположения файлов в
библиотеках. Также нужно отметить достаточно высокую цену продукта в
расчете на одного пользователя.
Средства автоматизации документооборота
В последнее время в зарубежных странах пользуются особой популярностью
автоматизированные системы построения и управления деловыми процессами в
организациях. С помощью таких систем можно организовать систему
электронного документооборота на предприятии, а также систему контроля
выполнения заданий и загрузки сотрудников. Данные системы относятся к типу
workflow. Следует отметить, что они ставят целью не полный отказ от
бумажных документов (что невозможно по ряду причин, главными из которых
являются причины юридического характера), а сведение к минимуму перемещение
бумаг внутри предприятия.
Пакет управления документооборотом Action Workflow
Зачастую, помимо грамотного хранения информации, возникает потребность
в организации определенных маршрутов работы над документами (маршрутизация)
и контроля исполнительской дисциплины. Когда нет устоявшихся маршрутов
обработки информации и желательно осуществить последовательную или
параллельную рассылку необходимой документации, в ваше распоряжение
предоставляется “свободный маршрутизатор”, созданный и интегрированный в
систему DOCS Open, посредством которого можно из списка пользователей
системы или групп пользователей выбрать адресатов корреспондентов,
назначить времена работы, просмотреть статус работ
(получена/прочитана/выпол-нена и т.д.), проследить историю работы над той
или иной информацией. В случае же, когда имеются относительно стабильные
маршруты хождения документов, предпочтительнее использовать возможности
продукта Action Workflow компании Action Technologies.
Самое сложное и ответственное в данном направлении - это выбор
инструментария, который позволит перенести существующие в организации
процессы на язык, понятный машинам, удобно и просто будет описать с помощью
терминов системы существующие взаимодействия сотрудников организации. Все
это определяется той методологией, которая закладывается в инструментарий
системы и призвана взять на себя тяжелое бремя по описанию процессов.
Именно методология определяет скорость и качество создаваемого приложения,
стоимость сопровождения продукта, дает возможность создавать новые, с
постоянно улучшающимися характеристиками, образцы систем. Ее отсутствие или
использование ошибочной методологии часто приводит к плохим результатам.
Поэтому выбор методологии может непосредственно влиять не только на
скорость проектирования системы, но и на конечный результат. В отличие от
“графовых систем”, где каждый “шаг “ представляет собой вектор и отражает
движение задания, связанного с документом, или просто документа от одного
субъекта к другому, и на человека, отвечающего за правильность
функционирования схемы, ложится ответственность учета всевозможных ситуаций
, в том числе и так называемых “непредвиденных” (или отказных), которые по
ходу дела могут возникнуть на пути продвижения документа, методология
Action Workflow в элементарном звене включает все многообразие ситуаций,
которые могут возникнуть при общении двух субъектов, и тем самым привнести
элемент творчества в работу сотрудников. Для того, чтобы запустить процесс
по нужному сценарию, его необходимо воплотить в карте бизнес-процесса.
Основные особенности Action Workflow:
•методология учитывает “человеческий фактор”;
•в качестве адресата используются не имена конкретных сотрудников, а их
должности (роли), что является серьезным подспорьем в организации
производства;
•созданная карта процесса статически проверяет себя на замкнутость:
документ не может быть отправлен в “никуда” или остановиться непонятно
почему. Лицо, сделавшее запрос, должно узнать о результате;
•четкая система контроля исполнения, когда на выполнение определенной
операции отводится определенное количество времени, и система сама по
вашему выбору определяет штрафные санкции к провинившемуся сотруднику и
реакцию системы на подобное нарушение;
•на рабочих местах конечный пользователь оперирует привычными для своей
отрасли производства терминами - в процессе создания карты вы сами
определяете “сленг”, на котором будут общаться сотрудники вашего
предприятия;
•доступ к информации в данный момент имеют только лица, которые должны
с ней работать, кому это разрешили. Администратор же системы видит только
состояние процесса (“запущен”, ”ожидает активации”, “завершен”);
•поэтапность внедрения (автоматизацию можно начать с какого-нибудь отдела
или подразделения, а в случае необходимости добавить в карту новых
сотрудников, и заново создать процесс. При этом те деловые процессы,
которые были запущены, дойдут до своего логического завершения, а вновь
запускаемые процессы пойдут по новой карте);
•система имеет открытый интерфейс и может быть интегрирована в
существующие приложения.
Система состоит из трех частей, каждая из которых направлена на решение
определенного круга задач. В совокупности они призваны обеспечить быстрый и
простой путь к созданию карты взаимодействия между сотрудниками в
организации. Ядром системы является AWS Manager - модуль, непосредственно
отвечающий за выполнение работ согласно данным из карт, а также за контроль
исполнения и назначение штрафных санкций в случае нарушения сотрудниками
временных интервалов, отведенных на определенный этап работ. В дополнение к
AWS Manager поставляется открытый API, посредством которого можно получить
всю необходимую информацию об интересующих процессах: кто в данный момент
работает над проблемой, посмотреть историю, просмотреть и при необходимости
назначить временные интервалы выполнения различных стадий работ, а также
сотрудников, выполняющих определенные роли, или же получить список
документов, которые отправили на обработку.
Продукт AWS Builder - средство, с помощью которого представляется
возможность строить карты процессов и выполнять их реинжиниринг, вводить
новых сотрудников и роли, проводить назначения последних, определять
временные интервалы выполнения различных этапов работы, штрафные санкции,
которые будут применяться в случае нарушения оных. Последняя и наиболее
ценная черта данного компонента - это статическая проверка карты процесса
на замкнутость при генерации процесса, что не позволит бизнес-процессу
“уйти в никуда”.
Продукт AWS Analist - средство, предназначенное для моделирования
деловых процессов, существующих на предприятии. С помощью него можно
оптимизировать бизнес-процесс либо по времени, либо по затратам.
Следует отметить модульность предлагаемого решения, т.е. в зависимости
от потребностей можно сначала организовать у себя электронный архив, а
затем систему контроля исполнения или наоборот. При этом оба компонента
легко интегрируются как друг в друга, так и в уже действующие приложения.
Пакет электронного документооборота Staffware
Интересными представляются технологии организации электронного
документооборота и автоматизации деловых процедур на основе
инструментальной среды StaffWare, работающей по технологии “клиент-сервер”.
Эта среда относится к классу workflow и характеризуется следующими
особенностями:
•поддержка коллективной работы с множеством заданий большого числа
исполнителей;
•динамическое управление и контроль исполнения работ;
•интегрируемость с разными приложениями под Windows и Unix;
•использование различных платформ.
StaffWare позволяет простым способом маршрутизировать документопоток и
контролировать исполнение документов по времени и дате исполнения. Будучи
открытой системой, StaffWare способна интегрироваться с другими продуктами,
поддерживающими автоматизированный ввод входящих документов, ведение архива
документов, криптографическую защиту информации и проч. Связь с внешними
процедурами может осуществляться средствами DDE и OLE. Для мощных систем
документооборота имеются версии StaffWare on Oracle и StaffWare on
Infirmix.
Используя строгий алгоритм прохождения документов по рабочим местам,
система электронного документооборота может быть быстро адаптирована к
измененной структуре организации при помощи разделения работ по группам и
ролевым отношениям.
Наращиваемость системы электронного документооборота осуществляется
путем разработки новых процедур.
Структура программирования процедур в StaffWare чрезвычайно проста:
процедура::= {шаг-1,...,шаг-i,...,шаг-k}
шаг::=адресат+форма+действие
адресат - пользователь (группа)/роль/переменная
форма - совокупность полей для заполнения + сопроводительный текст +
помощь + выполнение внешних процедур
действие - направление по маршруту + проверка условий (время, событии,
сценарии) + выполнение внешних процедур
В StaffWare встроен удобный графический построитель процедур, наглядно
отражающий маршрут прохождения документов и алгоритм их обработки.
Система электронного документооборота с использованием инструментальной
среды StaffWare представляет собой множество процедур, которое может
модифицироваться и пополняться.
Каждая процедура связывает совокупность документов, из которых одни
являются родителями, другие - потомками.
Отдельный документ может быть родителем одних документов и потомком
других. Отношения между документами, с одной стороны, их связь с
процедурами и внутреннее описание каждого документа с другой стороны,
однозначно идентифицируют его в общем потоке документов. Этот идентификатор
может использоваться для организации архива документов с целью быстрого
поиска.
Документы-потомки порождаются при исполнении шагов процедур StaffWare в
любых доступных приложениях MS Windows, включая текстовые процессоры,
электронные таблицы, процессоры мультимедиа и т.п.
Для организации и ведения архива документов разработана информационная
модель базы данных, удовлетворяющая следующим требованиям:
•поддержка иерархического построения, включая распределение на
различных серверах с ограничением прав доступа;
•классификация документов по их типам (входящие, исходящие,
внутренние); •ведение истории жизни документа в регистрационном журнале по
всем реквизитам видов работ (кто, когда и что делал с данным документом);
•возможность получения информации о других документах, связанных с
конкретным - о предшествующих (родителях) и/или порожденных (потомках),
санкционирование получения доступа к этим документам;
•объединение документов во временные иерархические группы с различным
уровнем доступа (аналог папок, шкафов и т.п.) без изменения физического
размещения документа в архиве.
Наряду с информационным моделированием должно проводиться и
функциональное моделирование для каждой процедуры документооборота.
В заключении можно сказать, что комбинация методов и средств офисной
автоматизации, систем управления базами данных (ввод, хранение и поиск
структурированной информации), систем workflow (управление, маршрутизация и
координация передвижения документов, контроль за своевременностью их
обработки) и систем управления электронными документами (ввод, хранение,
поиск неструктурированной информации), а также интеграция программных
продуктов, реализующих эти методы, обеспечивает комплексную автоматизацию
учрежденческой деятельности.
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5
|