утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.

Количество лиц, имеющих право подписи документов на выдачу особо дефицитных

и дорогостоящих материальных ценностей, должно быть ограничено.

Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными

средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером

или уполномоченными ими на то лицами.

Без подписи главного бухгалтера или уполномоченного им на то лица

денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства

считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению. Под

финансовыми и кредитными обязательствами понимаются документы, оформляющие

финансовые вложения организации, договоры займа, кредитные договоры и

договоры, заключенные по товарному и коммерческому кредиту.

В случае разногласий между руководителем организации и главным

бухгалтером по осуществлению отдельных хозяйственных операций первичные

учетные документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного

распоряжения руководителя организации, который несет всю полноту

ответственности за последствия осуществления таких операций и включения

данных о них в бухгалтерский учет и бухгалтерскую отчетность.

Первичные и сводные учетные документы можно составлять на машинном

носителе.

В условиях механизации (автоматизации) бухгалтерского учета реквизиты

первичных документов могут быть зафиксированы в виде кодов.

Подписи лиц, ответственных за составление машиночитаемых первичных

документов, могут быть заменены паролем или другим способом авторизации,

позволяющим однозначно идентифицировать подпись соответствующего лица.

Порядок записи в машиночитаемых первичных документах определен

общеотраслевыми руководящими методическими материалами по созданию и

внедрению автоматизированного бухгалтерского учета в составе АСУ

предприятий, учреждений.

В том случае, когда в правоотношении участвует другой участник

хозяйственной операции, а также контролирующий орган, суд или прокуратура,

предприятие обязано изготовлять за свой счет копии таких документов на

бумажных носителях. В качестве примера можно привести случай, когда

налоговый орган, осуществляя контроль за хозяйствующими субъектами,

проводит проверку предприятия (например, при ликвидации юридического лица)

и требует бумажного документального оформления хозяйственных операций,

оформляемых первичными и сводными первичными документами.

В соответствии с Положением о главных бухгалтерах, запрещается

принимать к исполнению и оформлению первичные документы по операциям,

которые противоречат законодательству и установленному порядку приемки,

хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных и других

ценностей. Такие документы должны быть переданы главному бухгалтеру

предприятия для принятия решения.

Первичные документы, прошедшие обработку, должны иметь отметку,

исключающую возможность их повторного использования:

• при ручной обработке - дату записи в учетный регистр;

• при обработке на вычислительной установке - оттиск штампа

контролера, ответственного за их обработку.

Все документы, приложенные к приходным и расходным кассовым ордерам, а

также документы, послужившие основанием для начисления заработной платы,

подлежат обязательному гашению штампом или надписью от руки "Получено" или

"Оплачено" с указанием даты (числа, месяца, года).

Дополнительные требования к порядку создания первичных документов,

фиксирующих факты совершения кассовых операций, операций с товарно-

материальными ценностями, кредитных и расчетных обязательств, определяются

положениями о главных бухгалтерах, о централизованных бухгалтериях, о

ведении кассовых операций, правилами Государственного банка РФ и другими

нормативными актами.

2. Проверка первичных документов

1. Правила проверки первичных документов

Проверка первичных документов - контроль, проводимый на предмет

соответствия документа установленным правилам.

Первичные документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат обязательной

проверке:

• по форме (полнота и правильность оформления документа, заполнение

реквизитов);

• арифметически (подсчет сумм);

• по содержанию (законность документальных операций).

При проверке по форме необходимо проконтролировать заполнение

обязательных реквизитов документа - оформленный ненадлежащим образом

документ налоговая инспекция может признать недействительным. Все

предусмотренные формой документа реквизиты должны быть заполнены с учетом

требований по их заполнению, содержать необходимые подписи лиц,

ответственных за составление документа, и их расшифровки, а также печать

организации, если это предусмотрено бланком формы и действующим

законодательством. При этом необходимо учитывать, что в целях

налогообложения первичными документами являются не только накладные, счета-

фактуры, платежные поручения, но и договоры, акты сдачи-приемки,

гарантийные письма и пр.

Приемка и проверка отдельных первичных документов, используемых в

бухгалтерском учете, могут быть поручены вычислительной установке. Для

этого в составе вычислительной установки приказом руководителя предприятия,

учреждения выделяются работники, которые осуществляют приемку и проверку

первичных документов, используемых в бухгалтерском учете, под контролем

главного бухгалтера.

1.2.2. Исправление ошибок в первичных документов

Ошибки, выявленные в результате проверки, можно разделить на несколько

групп:

• по причинам возникновения — небрежность, бухгалтерская

неграмотность, переутомление, неисправность вычислительной техники и т.п.;

• по месту возникновения — в тексте или цифрах первичных

документов, при разноске в регистры;

• по значению — локальные ошибки (например, в дате) и транзитные

(вызывающие автоматические ошибки в нескольких местах).

Внесение исправлений в кассовые (приходные и расходные кассовые ордера)

и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные

документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками

хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц,

которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.

Ошибки в первичных документах, созданных вручную (за исключением

кассовых и банковских), исправляются следующим образом:

• зачеркивается одной тонкой чертой неправильный текст или сумма

так, чтобы можно было прочитать исправленное;

• надписывается над зачеркнутым исправленный текст или сумма;

• на полях соответствующей строки делается оговорка "Исправлено" за

подписью лиц, подписавших ранее документ, либо подтверждается подписью

лица, производившего исправление, а также проставляется дата исправления.

В тексте и цифровых данных первичных документов и учетных регистров

подчистки и неоговоренные исправления не допускаются.

• если документ составлен в нескольких экземплярах, то исправление

делается на каждом экземпляре в отдельности.

Типичные ошибки при работе с первичными документами:

• использование форм первичных документов, созданных на

предприятии, но не утвержденных в приказе по учетной политике;

• отсутствие в документах не являющихся унифицированными или

специализированными обязательных реквизитов;

• не заполнение обязательных реквизитов первичных документов;

• наличие подчисток и помарок в документах;

• нарушение правила исправления ошибок в документах;

• исправления в кассовых документах;

• записи простым карандашом;

• отсутствие прочерков в свободных строках;

• отсутствие штампа или записи "Оплачено" с указанием даты (числа,

месяца, года) в документах, прилагаемых к приходным и расходным кассовым

ордерам;

• арифметические ошибки при таксировке документов.

1.2.3. Порядок изъятия первичных документов у предприятия

Первичные учетные документы могут быть изъяты только органами дознания,

предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и

налоговой полицией по делам, находящимся у них на рассмотрении, на

основании их постановлений в соответствии с законодательством Российской

Федерации.

Изъятие документов производится в соответствии с требованиями,

изложенными в "Налоговом кодексе Российской Федерации (часть первая)" от

31.07.98 № 146-ФЗ и в Инструкции Министерства финансов РСФСР от 26 июля

1991 г. № 16/176 "О порядке изъятия должностным лицом Государственной

налоговой инспекции документов, свидетельствующих о сокрытии (занижении)

прибыли (дохода) или сокрытии иных объектов от налогообложения, у

предприятий, учреждений, организаций и граждан".

Выемка документов у предприятий производится на основании письменного

мотивированного постановления должностного лица Государственной налоговой

инспекции, которое должно быть утверждено руководителем (его заместителем)

налогового органа.

Должностное лицо налогового органа предъявляет постановление о

производстве выемки и разъясняет присутствующим лицам их права и

обязанности. Выемка документов производится в присутствии понятых и лиц, у

которых производится выемка документов, а также, в необходимых случаях,

приглашается специалист.

Представитель налогового органа предлагает лицу, у которого

производится выемка документов, добровольно выдать их, а в случае отказа

производит выемку принудительно.

Не подлежат изъятию документы и предметы, не имеющие отношения к

предмету налоговой проверки.

При изъятии документов составляется протокол с соблюдением требований,

предусмотренных ст.99 Налогового Кодекса.

В протоколе указываются:

• его наименование; место и дата производства конкретного действия;

время начала и окончания действия;

• должность, фамилия, имя, отчество лица, составившего протокол;

фамилия, имя, отчество каждого лица, участвовавшего в действии или

присутствовавшего при его проведении, а в необходимых случаях - его адрес,

гражданство, сведения о том, владеет ли он русским языком;

• содержание действия, последовательность его проведения;

• выявленные при производстве действия существенные для дела факты и

обстоятельства.

Изъятые документы перечисляются в протоколе либо в прилагаемых к нему

описях с точным указанием наименования и количества.

Протокол прочитывается всеми лицами, участвовавшими в его проведении

или присутствовавшими при нем. Указанные лица вправе делать замечания,

подлежащие внесению в протокол или приобщению к делу.

Протокол подписывается составившим его должностным лицом налогового

органа, а также всеми лицами, участвовавшими в производстве действия или

присутствовавшими при его проведении.

В тех случаях, когда для проведения контрольных мероприятий

недостаточно выемки копий документов налогоплательщиков и у налоговых

органов есть достаточные основания полагать, что подлинники документов

будут уничтожены, сокрыты, исправлены или заменены, должностное лицо

налогового органа вправе изъять подлинные документы. При изъятии таких

документов с них изготавливают копии, которые заверяются должностным лицом

налогового органа с указанием на них основания и даты изъятия, и помещаются

на место изъятого подлинного документа. При невозможности изготовить или

передать изготовленные копии одновременно с изъятием документов налоговый

орган передает их лицу, у которого документы были изъяты, в течение пяти

дней после изъятия.

Копия акта или протокола с описью изъятых документов вручается

должностным лицам предприятия под роспись.

Не допускается производство выемки документов и предметов в ночное

время.

1.2.4. Пропажа или гибель первичных документов

Меры, которые необходимо предпринять в связи с утерей (пропажей или

гибелью) первичных бухгалтерских документов, указаны в следующих

документах:

• в Положении "О документах и документообороте в бухгалтерском

Страницы: 1, 2, 3, 4