неопределенности и риска, что вынуждает его постоянно держать под контролем
различные аспекты финансово - хозяйственной деятельности. Эта деятельность
отражена в большом количестве документов, содержащих разнородную
информацию. Грамотно обработанная и систематизированная она является в
определенной степени гарантией эффективного управления производством.
Напротив, отсутствие достоверных данных может привести к неверному
управленческому решению и, как следствие, к серьезным убыткам. Если не
брать во внимание умышленные противоправные действия, то все ошибки
бухгалтерского учета совершаются либо по небрежности (например,
арифметические ошибки), либо из - за незнания особенностей ведения
бухгалтерского учета в России. Такие ошибки практически неизбежны при
ручном учете или при использовании устаревших или нелегальных версий
программных комплексов. Зачем нужна бухгалтерская программа? В настоящее
время мало кто представляет себе ведение бухучета путем ручного заполнения
огромного количества необходимых бухгалтерских документов, бланков
отчетности и первичных форм. Рано или поздно перед каждым бухгалтером
встает вопрос о введении автоматизации бухучета на его предприятии. Как же
выбрать ту бухгалтерскую программу, которая бы отвечала специфике и всем
требованиям предприятия и, в то же время, была бы настоящим помощником
бухгалтера, а не ставила бы его в тупик своей сложностью? Что необходимо
помнить при выборе бухгалтерской программы? Прежде всего, нужно определить
для чего Вы собираетесь приобретать бухгалтерскую программу: для ведения
простого бухгалтерского учета, распечатки первички и необходимых отчетов
или для настройки программы на технологию ведения бухучета на Вашем
предприятии, ведь бухгалтерская программа - только часть новой технологии
учета. И внедрение бухгалтерской программы не сводится к простой установке
ее на компьютер. За установкой следует настройка программы на особенности
Вашего учета. Автоматизация вызовет изменение ролей в Вашей бухгалтерии.
Если раньше каждый из бухгалтеров вел отдельную часть учета (в крупных
бухгалтериях, например, бывают бухгалтеры, которые занимаются только НДС) и
тратил время на рутинные расчеты, то теперь все рутинные операции будет
делать компьютер. Еще раз подчеркнем, что главное при выборе программы -
точно определить свои цели. Не какую программу купить, а чего добиться
автоматизацией. Для подбора решения, подходящего именно для Вас, необходимы
профессиональные знания существующих бухгалтерских программ, предмета
автоматизации, опыт. Бухучет на малых предприятиях и у ПБОЮЛ характерен
ведением бухучета на одном компьютере, но может встречаться и сетевой
вариант на 2-4 мест. Для таких предприятий существует широкий спектр
бухгалтерских тиражных программ, таких как: ИнфоБухгалтер, Инфин-
Бухгалтерия, БЭСТ-Офис, Турбо Бухгалтер, ПАРУС-бухгалтерия, 1С:
Бухгалтерия, СБИС, ИНОТЕК, Контур, ИП: Бухгалтерия и другие.
Для большинства средних предприятий типично наличие сетевой программы
автоматизации бухгалтерии на 5-10 мест, работающих в режимах файл-север или
клиент-сервер. На таких предприятиях бухгалтерский учет часто ведется по
участкам бухучета. Бухгалтерам таких предприятий можно порекомендовать
следующие бухгалтерские программы: БЭСТ-4, ФинЭко, ABACUS, Парус-4,
Компас+SQL, 1С: Предприятие, ТурбоБухгалтер, ПК Суперменеджер и другие.
Организацию бухучета на крупных предприятиях отличает использование
таких платформ (СУБД) как SQL, ORACLE, ATLANTIS и других. Необходимости
вести бухгалтерский учет нескольких предприятий в составе холдинга. А также
возможностью настройки бухгалтерской системы на специфику конкретного
предприятия. Среди таких систем можно выделить: БЭСТ-ПРО, Компас + Oracle,
ЛокОФФИС, ТБ.
Корпоративная информационная система (КИС) - это масштабируемая
интегрированная. Она предназначена для бухгалтерского и оперативного учета,
контроля, анализа и оптимизации финансово-хозяйственной деятельности
предприятий и должна иметь гибко настраиваемую бизнес-логику, что позволяет
настраивать систему на работу в самых различных областях предприятия. К
таким системам относятся разработки фирм: Галактика, Парус, Бизнес-Консоль,
АйТи, Алеф Консалтинг энд Софт, Информконтакт, Инфософт и другие.
Основными возможностями автоматизированной обработки данных являются:
- отражение хозяйственной деятельности организации в виде бухгалтерских
проводок с возможностью ведения аналитического учета;
- ведение учета от первичных документов с возможностью использования
типовых операций;
- аналитический и синтетический бухгалтерский учет движения денежных
средств и материальных ценностей по любым счетам;
- консолидированный и раздельный баланс по нескольким подразделениям;
- учет и переоценка основных средств, нематериальных активов, товаров,
материалов, расчет амортизации ОС и НМА;
- ведение взаиморасчетов с подотчетными лицами;
- финансовый анализ и моделирование баланса;
- ведение суммового и количественно-суммового учета, балансовых и
забалансовых счетов;
- параллельное ведение нескольких касс и расчетных счетов в рублях и
валюте, расчет курсовой и суммовой разницы;
- учет кассовых операций, ведение кассовой книги, автоматический экспорт
данных в Главную книгу;
- возможность просмотра реестра проводок документов-оснований;
- автоматическое формирование Книги покупок и Книги продаж на основе
первичных документов;
- автоматический пересчет Главной книги и остатков с оборотами по счетам;
- возможность ввода, корректировки документов и проводок за любой отчетный
период;
- гибкая настройка полномочий (до отдельных полей) и внешнего вида списков
объектов модуля;
- формирование основных бухгалтерских отчетов;
- формирование отчетности в налоговые органы и во внебюджетные фонды.
- дополнительные возможности автоматизации бухгалтерского учета:
- экспорт данных и формируемых отчетов в форматы Word и Excel, получение
информации в графическом виде.
§ 2. Характеристика процесса автоматизации бухгалтерского учета.
База данных обеспечивает сопоставимость информации и передачу из
одного файла в другой. Комплекс программных средств позволяет
автоматический подсчет итоговых сумм, составление мемориальных ордеров,
изменение и корректировку информации непосредственно в базе данных баз
каких-либо дополнительных изменений структуры и алгоритма работы программы,
составление книги “Журнал-главная”, составление баланса и сводных отчетов,
полностью автоматизирован учет кассовых операций, расчетных операций, учет
денежных средств на расчетном счете, учет расчетов с подотчетными лицами и
др. задачи. Производители программного обеспечения постоянно проводят
работу по корректировке автоматизированной системы в соответствии с
изменениями в законодательстве. Например: была оперативно проведена работа
по изменению количества знаков расчетного счета и введению в реквизиты
юридических лиц идентификационного налогового номера (ИНН). Если в работе
программы были отмечены, какие либо ошибки и недостатки, то они быстро
устранялись. В базе данных автоматизированной системы обеспечивается
сохранность данных в течение длительного периода. Это позволяет хранить
данные по операциям, как текущего отчетного периода, так и предыдущих лет.
В случае необходимости возможен поиск информации и проведение
корректировки.
В неавтоматизированной системе ведения бухгалтерского учета обработка
данных о хозяйственных операциях легко прослеживается и обычно
сопровождается документами на бумажном носителе информации -
распоряжениями, поручениями, счетами и учетными регистрами, например
бесконечными журналами учета МПЗ. Аналогичные документы часто используются
и в компьютерной системе, но во многих случаях они существуют только в
электронной форме. Более того, основные учетные документы (бухгалтерские
книги и журналы) в компьютерной системе бухгалтерского учета представляют
собой файлы данных, прочитать или изменить которые без компьютера не
возможно.
Компьютерная система включает в себя следующие элементы.
1.Аппаратные средства.
Это устройства, из которых состоит компьютер, в частности центральный
процессор, жесткий диск, устройство чтения CD-ROM, принтеры, сетевые карты
и т.п.
2.Программные средства.
а) Системные программы. К этим программам, выполняющим общие функции,
обычно относят операционные системы, которые управляют аппаратными
средствами и распределяют их ресурсы для максимально эффективного
использования, системы управления базами данных (СУБД), обеспечивающие
выполнение стандартных функций по обработке данных, и сервисные программы,
которые выполняют в компьютере служебные операции, например, проверку и
настройку отдельных узлов аппаратно-программного взаимодействия. Системные
программы обычно разрабатывают поставщики аппаратных средств или фирмы,
специализирующиеся в области программного обеспечения, и модифицируют с
учетом индивидуальных требований.
б) Прикладные (пользовательские) программы - это наборы машинных
команд для решения пользовательских задач, которые организация-пользователь
разрабатывает самостоятельно или приобретает у внешнего поставщика.
3.Документация - описание системы и структуры управления (ввод,
обработка и вывод данных, обработка сообщений, управляющие команды).
4.Персонал - работники, которые управляют системой, проектируют ее и
снабжают программами, эксплуатируют и контролируют систему обработки
данных.
5.Данные - необходимая информация, которую вводят, хранят и
обрабатывают в системе (например, сведения о хозяйственных операциях).
6.Процедуры контроля - в разрезе учета это процедуры, обеспечивающие
корректную запись операций, предупреждающие или регистрирующие ошибки.
Способ обработки хозяйственных операций при ведении бухгалтерского учета
оказывает существенное влияние на организационную структуру фирмы, а также
на процедуры и методы внутреннего контроля. Компьютерная технология
характеризуется рядом особенностей, которые следует учитывать при оценке
условий и процедур контроля. Ниже приведены отличия компьютерной обработки
данных от неавтоматизированной. Единообразное выполнение операций.
Компьютерная обработка предполагает использование одних и тех же команд при
выполнении идентичных операций бухгалтерского учета, что практически
исключает появлению случайных ошибок, обыкновенно присущих ручной
обработке. Напротив, программные ошибки (или другие систематические ошибки
в аппаратных либо программных средствах) приводят к неправильной обработке
всех идентичных операций при одинаковых условиях. Разделение функций.
Компьютерная система может осуществить множество процедур внутреннего
контроля, которые в неавтоматизированных системах выполняют разные
специалисты. Такая ситуация оставляет специалистам, имеющим доступ к
компьютеру, возможность вмешательства в другие функции. В итоге
компьютерные системы могут потребовать введения дополнительных мер для
поддержания контроля на необходимом уровне, который в неавтоматизированных
системах достигается простым разделением функций. К подобным мерам может,
относится система паролей, которые предотвращают действия, не допустимые со
стороны специалистов, имеющих доступ к информации об активах и учетных
документах через терминал в диалоговом режиме. Потенциальные возможности
появления ошибок и неточностей. По сравнению с неавтоматизированными
системами бухгалтерского учета компьютерные системы более открыты для
несанкционированного доступа, включая лиц, осуществляющих контроль. Они
также открыты для скрытого изменения данных и прямого или косвенного
получения информации об активах. Чем меньше человек вмешивается в машинную
обработку операций учета, тем ниже возможность выявления ошибок и
неточностей. Ошибки, допущенные при разработке или корректировке прикладных
программ, могут оставаться незамеченными на протяжении длительного периода.
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6
|